Kassensystem Spanien: Verifactu-konforme Kasse wählen

Das Wichtigste bei der Wahl eines Kassensystems in Spanien ist, dass der Anbieter Ihnen eine schriftliche Verifactu-Konformitätserklärung geben kann, denn die technischen Regeln für Rechnungssoftware bleiben bestehen, wie auch immer sich die Fristen entwickeln. Nach geltendem Recht müssen Gesellschaften vor dem 1. Januar 2027 und Selbstständige sowie alle übrigen Unternehmen vor dem 1. Juli 2027 ein konformes System nutzen; am 5. Oktober 2026 kündigte das spanische Finanzministerium an, dies auf Oktober 2028 verschieben zu wollen, veröffentlicht ist das aber noch nicht. Dieser Leitfaden erklärt, was die Regeln von einer Kasse verlangen, welche Fristen derzeit gelten, welche Funktionen Sie prüfen sollten und was vor dem Wechsel zu tun ist.

Das Wichtigste

Verlangen Sie zuerst die schriftliche Konformitätserklärung (declaración responsable) und vergleichen Sie erst dann Funktionen. Das Gesetz nennt derzeit 2027: vor dem 1. Januar für Gesellschaften, vor dem 1. Juli für Selbstständige und alle anderen. Die Regierung will die Frist auf Oktober 2028 verschieben, doch das steht noch nicht im spanischen Amtsblatt (BOE), und die technischen Anforderungen bleiben im Wesentlichen gleich. Ein konformes System, das Sie jetzt kaufen, funktioniert unabhängig davon, welches Datum am Ende gilt. Restaurants sollten auf Tischverwaltung, Küchenbons und Vorabrechnungen achten, Geschäfte auf Barcodes, Lagerbestand und Waagen; jeder Betrieb sollte prüfen, ob sich die Daten sauber für die Steuerberatung (gestoría) exportieren lassen.

Was Verifactu von einem Kassensystem verlangt

Verifactu verlangt, dass jeder Bon, den Ihre Kasse druckt, einen Datensatz hinterlässt, der sich nicht verändern lässt und nachverfolgbar ist. „Verifactu“ ist der gängige Name der spanischen Verordnung über Rechnungssoftware (Reglamento de sistemas informáticos de facturación), erlassen mit dem Königlichen Dekret 1007/2023 auf Grundlage des Gesetzes zur Betrugsbekämpfung von 2021 (Ley 11/2021). Sie gilt für vollständige wie für vereinfachte Rechnungen, und ein Kassenbon (ticket) ist in der Regel eine vereinfachte Rechnung (factura simplificada). Für ein Kassensystem bedeutet das fünf Dinge:

• Ein Datensatz pro Bon: Das System erzeugt bei jedem ausgestellten Bon einen Rechnungsdatensatz. Jeder Datensatz trägt einen digitalen Fingerabdruck (Hash) und einen Teil des Fingerabdrucks des vorherigen Datensatzes; so entsteht eine Kette, und jedes Löschen oder Ändern eines Datensatzes fällt auf.
• Kein Löschen oder Ändern von Verkäufen: Fehler werden mit einem neuen Stornodatensatz oder einer Berichtigungsrechnung (factura rectificativa) korrigiert, der ursprüngliche Datensatz bleibt erhalten. Ein System, mit dem man Verkäufe löschen, Beträge ändern oder eine zweite Buchhaltung führen kann, ist selbst verbotene Software.
• Ein QR-Code auf jedem Bon: Er ist in beiden Modi Pflicht. Ihre Kundschaft kann ihn scannen, um die wichtigsten Daten des Bons an die Steuerbehörde zu senden; im VERI*FACTU-Modus bestätigt der Scan zusätzlich, dass die Behörde diesen Bon erhalten hat.
• Einer von zwei Modi: Im VERI*FACTU-Modus sendet das System den Datensatz jedes Bons sofort an die spanische Steuerbehörde (Agencia Tributaria, AEAT). Im anderen Modus bleiben die Datensätze in Ihrem System, jeder elektronisch signiert und durch ein Ereignisprotokoll abgesichert, und werden übergeben, wenn die Behörde sie anfordert. Wenn Sie sich für VERI*FACTU entscheiden, müssen Sie mindestens bis zum 31. Dezember desselben Jahres dabei bleiben.
• Eine Erklärung des Herstellers: Das Unternehmen, das die Software herstellt, muss die Konformität mit einer schriftlichen Konformitätserklärung (declaración responsable) bestätigen, die im System einsehbar ist und dem Kunden beim Kauf ausgehändigt wird. Die AEAT stellt klar, dass es sich um eine Selbsterklärung handelt: Eine Zertifizierung durch Dritte oder eine vorherige Registrierung ist nicht erforderlich.

Die Verifactu-Seite der Steuerbehörde (Englisch) bündelt die Vorschriften, häufige Fragen und die kostenlose Rechnungs-App der AEAT. Alle Pflichten, beide Modi und den Ablauf der Rechnungsstellung erklärt unser Leitfaden zu Verifactu und E-Rechnung in Spanien.

Verifactu-Fristen: ab wann Sie eine konforme Kasse brauchen

Nach geltendem Recht müssen Unternehmen, die Körperschaftsteuer zahlen, vor dem 1. Januar 2027 ein konformes System nutzen, alle übrigen Unternehmen vor dem 1. Juli 2027.

Diese Daten stehen im Königlichen Dekret 1007/2023 (Spanisch) in der Fassung des Königlichen Gesetzesdekrets 15/2025 (Real Decreto-ley). Ursprünglich sollten die Regeln ab Juli 2025 gelten; sie wurden bereits zweimal verschoben.

Neueste Entwicklung: Am 5. Oktober 2026 veröffentlichte das spanische Finanzministerium eine Mitteilung (Spanisch), in der es ankündigt, die noch ausstehenden Pflichten bis Oktober 2028 verschieben zu wollen, damit sie mit der Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 8 Millionen Euro zusammenfallen. Die Mitteilung fügt hinzu, dass die Anforderungen an Integrität und Unveränderbarkeit sowie die übrigen technischen Anforderungen im Wesentlichen gleich bleiben. Zum Zeitpunkt dieses Beitrags ist die Verschiebung nicht im spanischen Amtsblatt (BOE) veröffentlicht, die Daten von 2027 sind also weiterhin geltendes Recht. Wer ein Kassensystem auswählt, kann daraus einen einfachen Schluss ziehen: Das Gesetz sagt 2027, geplant ist 2028, die Anforderungen bleiben gleich, also kaufen Sie jetzt ein konformes System.

Nicht betroffen sind:

• Unternehmen, die ihre Mehrwertsteuerbücher über das System der sofortigen Informationsübermittlung (Suministro Inmediato de Información, SII) führen.
• Unternehmen mit Steuersitz (domicilio fiscal) im Baskenland oder in Navarra, die nach den eigenen Regeln dieser Regionen besteuert werden: Die drei baskischen Provinzen nutzen ihr eigenes System TicketBAI, und die Steuerbehörde Navarras legt eigene Regeln fest. Entscheidend ist der Steuersitz, nicht der Standort des Geschäfts.
• Unternehmen, die alle Rechnungen von Hand schreiben. Zur vereinfachten Mehrwertsteuerregelung und zum Ausgleichszuschlag siehe die häufigen Fragen unten.

Die Bußgelder sind feste Beträge: Wer ein Rechnungssystem ohne die vorgeschriebene Erklärung oder ein manipuliertes System besitzt, zahlt 50.000 Euro pro Geschäftsjahr; wer nicht konforme Systeme herstellt oder vertreibt, zahlt 150.000 Euro pro Geschäftsjahr mit Verkäufen und pro Systemtyp, nach Artikel 201 bis des Allgemeinen Steuergesetzes (Ley General Tributaria, auf Spanisch).

8 Punkte für die Wahl eines Kassensystems in Spanien

Prüfen Sie zuerst die Konformität, dann die Funktionen, die Ihre Branche braucht:

1. Eine schriftliche Konformitätserklärung: Verlangen Sie vom Vertrieb die Verifactu-„declaración responsable“ und prüfen Sie, ob sie die Version abdeckt, die Sie kaufen. Kann der Anbieter sie nicht schriftlich vorlegen, kaufen Sie nicht. Nach Ablauf der Frist trifft das Bußgeld für den Besitz eines nicht konformen Systems den Nutzer; die Anbieter müssen mit eigenen Sanktionen rechnen.
2. Welcher Modus unterstützt wird und was offline passiert: Fragen Sie, ob das System den VERI*FACTU-Modus, den Modus mit lokaler Speicherung oder beide unterstützt. Der VERI*FACTU-Modus braucht eine Internetverbindung, doch laut den häufigen Fragen der AEAT stellen Sie bei einem Ausfall der Verbindung oder des Behördendienstes ganz normal weiter Rechnungen aus, und das System sendet die Datensätze, sobald die Verbindung wieder steht. Haben Sie mehrere Kassen, fragen Sie, wie sie verwaltet werden: Jede Kasse, die eigenständig Bons ausstellt, führt ihre eigene Datensatzkette.
3. Sprachen der Oberfläche und Support: Prüfen Sie, ob Ihr Team das System in den Sprachen bedienen kann, in denen es arbeitet, und ob der Support während Ihrer Öffnungszeiten in einer Sprache erreichbar ist, in der Sie sich sicher fühlen.
4. Funktionen für die Gastronomie: Tischverwaltung (Tische öffnen, zusammenlegen und umsetzen); Küchendrucker oder Küchenmonitore, die Positionen nach Station verteilen (warme Küche, Sushi-Bar, Getränke); mehrsprachige Speisekarten mit spanischen Artikelnamen auf dem Bon; Menüs, Extras und halbe Portionen. Prüfen Sie auch die Vorabrechnungen: Die AEAT erklärt, dass die Rechnung, die Gäste vor dem Bezahlen sehen, keinen QR-Code trägt, aber aus einem mit Ihrer Kasse verbundenen System stammen, aufbewahrt und mit dem endgültigen Bon verknüpft werden muss; andernfalls kann sie geahndet werden.
5. Funktionen für den Einzelhandel: Barcode-Scan, Massenimport von Artikeln, Lagerbestand mit Warnung bei niedrigem Bestand und Verwaltung mehrerer Filialen. Wenn Sie Waagen nutzen, beachten Sie die Position der AEAT: Eine Waage, die nur wiegt, während der Preis von Hand in die Kasse eingetippt wird, ist kein Rechnungssystem; eine Waage, die Artikel summiert und den Bon selbst druckt, ist eines und muss die Regeln erfüllen.
6. Anbindung von Lieferplattformen und Kartenterminal: Wenn Sie Bestellungen über Glovo, Uber Eats oder Just Eat annehmen, prüfen Sie, ob diese direkt in die Kasse laufen können, statt auf separaten Tablets bearbeitet zu werden. Stellen Sie sicher, dass das System mit dem Kartenterminal Ihrer Bank (datáfono) und den Zahlungsarten Ihrer Kundschaft funktioniert, etwa Bizum und mobilen Wallets. Einen Vergleich der Plattformen selbst finden Sie in unserem Überblick über Lieferdienste in Spanien.
7. Berichte und Exporte für die Gestoría: Tages- und Monatsumsätze, die Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer (IVA) und Summen nach Zahlungsart sollten sich in einem Schritt exportieren lassen. Die Verordnung selbst verlangt außerdem, dass das System seine Rechnungsdatensätze in lesbare elektronische Dateien exportieren kann.
8. Dateneigentum, Updates und Vertragsbedingungen: Können Sie Ihre Historie exportieren, wenn Sie nicht mehr zahlen? Ist es ein Monatsabo oder ein einmaliger Kauf, wird die Hardware gemietet oder gekauft? Wie lange läuft der Vertrag, und gibt es eine Strafe bei vorzeitiger Kündigung? Sind Updates für künftige Regeländerungen im Preis enthalten?

Standardkasse, individuelles System oder kostenlose AEAT-App

Für ein einzelnes Geschäft oder ein klassisches Restaurant reicht eine konforme Standardkasse; ein individuelles System lohnt sich, wenn Sie zusätzlich ein Großhandelslager, mehrere Filialen oder eine eigene Bestell-App betreiben; und die kostenlose Rechnungs-App der Steuerbehörde kann keine Kasse ersetzen. Die drei Optionen im Vergleich nach denselben Kriterien:

Laut dem Benutzerleitfaden der AEAT für die kostenlose App stellt sie nur vollständige Rechnungen aus, jede Rechnung muss die Daten des Kunden enthalten, und vereinfachte Rechnungen (Bons) sind damit nicht möglich. Restaurants und Geschäfte mit Laufkundschaft brauchen also ein eigenes Kassensystem. Wie Sie allgemein zwischen individueller Software und Standardsoftware entscheiden, lesen Sie in Individualsoftware vs. Standardsoftware: ERP und CRM wählen.

Checkliste vor dem Wechsel des Kassensystems

Bevor Sie das Kassensystem wechseln, gehen Sie diese sechs Schritte durch:

1. Fragen Sie Ihren bisherigen Anbieter, ob Ihre vorhandene Kasse auf eine konforme Version aktualisiert wird und ob das extra kostet.
2. Listen Sie Ihre Geräte auf: Kassen, Küchendrucker, Kartenterminals und Waagen, dazu die Lieferplattformen, die Sie nutzen.
3. Klären Sie Ihre Situation mit Ihrer Gestoría: Gesellschaft oder Selbstständige; direkte Gewinnermittlung oder Pauschalermittlung nach Modulen (estimación objetiva, módulos) bei der Einkommensteuer; normale Mehrwertsteuer, vereinfachte Regelung oder Ausgleichszuschlag; wo Ihr Steuersitz liegt; und welche Frist für Sie gilt.
4. Vergleichen Sie zwei oder drei Anbieter: Verlangen Sie von jedem die schriftliche Konformitätserklärung, Support in den Sprachen, die Sie brauchen, und eine Möglichkeit zum Datenexport, und halten Sie das im Vertrag fest.
5. Stellen Sie in einer ruhigen Phase um: Schulen Sie zuerst das Team und testen Sie das neue System einige Tage, bevor Sie endgültig umstellen.
6. Legen Sie das alte System still: Exportieren und sichern Sie seine Historie, dann deinstallieren Sie es oder deaktivieren seine Rechnungsfunktion. Laut den häufigen Fragen der AEAT ist nach Ablauf der Frist schon der bloße Besitz eines nicht konformen Systems, das noch Rechnungen ausstellen kann, ein Verstoß.

Häufige Fragen

Brauche ich ein neues Kassensystem, wenn ich Rechnungen von Hand oder in Excel schreibe?

Handschriftliche Rechnungen fallen nicht unter die Regeln, und laut AEAT wird auch Word oder Excel nicht zum Rechnungssystem, solange Sie damit Rechnungen nur erfassen, drucken und aufbewahren; erzeugen Sie dagegen mit Makros oder Formeln direkt Ihre Mehrwertsteuerbücher oder Ihre Buchhaltung, zählt die Tabelle als Rechnungssystem und muss die Regeln erfüllen.

Wenn Sie vereinfachte Rechnungen (Bons) an einer Kasse drucken, brauchen Sie ein konformes System. Die häufigen Fragen der AEAT zum Anwendungsbereich (Englisch) erklären die Einzelheiten.

Kann ich meine alte Registrierkasse aufrüsten, statt sie zu ersetzen?

Das hängt vom Hersteller ab: Laut AEAT können Sie entweder Ihre vorhandene Registrierkasse anpassen, sofern das möglich ist, oder ein konformes Rechnungssystem kaufen.

Die Verordnung betrachtet Software und Hardware zusammen als Rechnungssystem, eine ältere eigenständige Registrierkasse lässt sich daher unter Umständen nicht aufrüsten. Ob Drucker, Kassenschubladen und Bildschirme weiterverwendet werden können, hängt davon ab, ob das neue System sie unterstützt. Fragen Sie zuerst Ihren bisherigen Anbieter, ob es eine konforme Version gibt und was sie kostet.

Sieht die Steuerbehörde im Verifactu-Modus jeden Verkauf?

Sie erhält den Rechnungsdatensatz jeder Rechnung und jedes Bons: Im Verifactu-Modus sendet das System jeden Datensatz sofort an die Steuerbehörde, darunter Ihre Steuernummer, Nummer und Datum des Bons, den Gesamtbetrag, die Bemessungsgrundlage, den Mehrwertsteuersatz und den Mehrwertsteuerbetrag.

Im anderen Modus bleiben die Datensätze in Ihrem System, doch jeder muss elektronisch signiert und durch ein Ereignisprotokoll abgesichert sein, und Sie übergeben sie, wenn die Behörde sie anfordert. Laut den häufigen Fragen der AEAT kann der VERI*FACTU-Modus einfacher sein, weil er Ihnen die Pflicht abnimmt, die Datensätze jahrelang aufzubewahren. Wenn Sie sich für VERI*FACTU entscheiden, müssen Sie mindestens bis zum 31. Dezember desselben Jahres dabei bleiben.

Brauchen Betriebe mit vereinfachter Mehrwertsteuerregelung oder Ausgleichszuschlag eine konforme Kasse?

Nicht unbedingt: Es hängt davon ab, ob Sie Rechnungen ausstellen müssen und ob Sie dafür Software nutzen. Betriebe in der vereinfachten Mehrwertsteuerregelung (régimen simplificado, oft kombiniert mit der Pauschalermittlung nach Modulen bei der Einkommensteuer) oder mit Ausgleichszuschlag (recargo de equivalencia) müssen normalen Verbrauchern in der Regel keine Rechnung ausstellen, und wenn sie weder Rechnungen noch vereinfachte Rechnungen mit Software ausstellen, gelten die Regeln für sie nicht.

Geschäftskunden müssen sie trotzdem eine Rechnung ausstellen, ebenso Kunden, die eine Rechnung verlangen, um ein steuerliches Recht auszuüben; und sobald sie eine Rechnung mit Software ausstellen, auch freiwillig, muss das System konform sein. Selbstständige, deren Einkommensteuer im Wege der direkten Gewinnermittlung (estimación directa) berechnet wird, müssen unabhängig von ihrer Mehrwertsteuerregelung Rechnungen ausstellen. Wenn Sie ein Einzelhandelsgeschäft führen, fragen Sie Ihre Gestoría, welche Regelung für Sie gilt.

UsualMatrix prüft Ihre vorhandene Ausstattung, vergleicht konforme Kassenlösungen und entwickelt individuelle Kassen-, Lager- und Kundenbindungssysteme für Betriebe mit mehreren Filialen oder kombiniertem Groß- und Einzelhandel, angebunden an Lieferplattformen und Ihren Onlineshop. Wir kommunizieren auf Chinesisch, Spanisch oder Englisch. Mehr zu unserer App- und Softwareentwicklung, oder schreiben Sie uns.

Wichtig: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information zum Stand 7. Oktober 2026 und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Fristen können sich erneut ändern; maßgeblich sind die im BOE und von der Steuerbehörde (AEAT) veröffentlichten amtlichen Texte. Lassen Sie Ihre Pflichten von Ihrer Gestoría bestätigen.