POS-система в Іспанії: як вибрати касу під Verifactu

Обираючи POS-систему (касову програму разом з обладнанням) для ресторану, кафе чи магазину в Іспанії, найважливіше переконатися, що постачальник може надати письмову декларацію про відповідність вимогам Verifactu, адже технічні правила для програм виставлення рахунків залишаються в силі, хоч би що сталося зі строками. За чинним законодавством компанії мають перейти на систему, що відповідає вимогам, до 1 січня 2027 року, а самозайняті (autónomos) та інші суб’єкти господарювання — до 1 липня 2027 року; 5 жовтня 2026 року Міністерство фінансів Іспанії оголосило план перенести ці строки на жовтень 2028 року, але перенесення ще не опубліковано в офіційному віснику (BOE). У цьому гайді пояснюємо, що правила вимагають від каси, який зараз графік, які функції перевірити і що зробити перед переходом.

Головне

Спершу попросіть письмову декларацію про відповідність (declaración responsable), а вже потім порівнюйте функції. Закон наразі встановлює 2027 рік: до 1 січня для компаній, до 1 липня для самозайнятих та інших. Уряд планує перенести строк на жовтень 2028 року, але цього ще немає в офіційному віснику (BOE), а технічні вимоги залишаються по суті тими самими. Система, що відповідає вимогам і куплена зараз, працюватиме, хоч яка дата зрештою діятиме. Ресторанам варто зосередитися на керуванні столами, замовленнях для кухні й попередніх рахунках, магазинам — на штрихкодах, залишках і вагах, а кожному бізнесу варто перевірити, що дані легко вивантажуються для бухгалтера.

Що Verifactu вимагає від POS-системи

Verifactu вимагає, щоб кожен чек, який друкує ваша каса, залишав запис, який неможливо змінити і який можна відстежити. «Verifactu» — популярна назва іспанського регламенту про програми для виставлення рахунків (Reglamento de sistemas informáticos de facturación), затвердженого Королівським указом 1007/2023 на підставі закону 2021 року про боротьбу з податковим шахрайством (Ley 11/2021). Він охоплює і повні, і спрощені рахунки-фактури, а касовий чек (ticket) зазвичай є спрощеним рахунком-фактурою (factura simplificada). Для POS-системи це означає п’ять речей:

• Один запис на кожен чек: система створює запис про рахунок (registro de facturación) у момент видачі кожного чека. Кожен запис містить цифровий відбиток (хеш) і частину відбитка попереднього запису, тож записи утворюють ланцюжок, і видалення чи зміну будь-якого з них можна виявити.
• Жодного видалення чи редагування продажів: помилки виправляють новим записом про анулювання або коригувальним рахунком-фактурою, а початковий запис залишається. Система, яка дає змогу видаляти продажі, змінювати суми чи вести «другу бухгалтерію», сама по собі є забороненим програмним забезпеченням.
• QR-код на кожному чеку: він обов’язковий в обох режимах. Клієнт може відсканувати його, щоб надіслати основні дані чека до податкової агенції; у режимі VERI*FACTU сканування також підтверджує, що агенція цей чек отримала.
• Один із двох режимів: у режимі VERI*FACTU система одразу надсилає запис кожного чека до Податкової агенції Іспанії (Agencia Tributaria, AEAT). В іншому режимі записи зберігаються у вашій системі, кожен з електронним підписом і журналом подій, і передаються на запит агенції. Якщо ви обрали VERI*FACTU, цей режим треба зберігати щонайменше до 31 грудня того самого року.
• Декларація від постачальника: компанія, що виробляє програму, має засвідчити її відповідність письмовою декларацією (declaración responsable), яку видно в самій системі і яку передають клієнтові під час купівлі. AEAT пояснює, що це самодекларація: сертифікація третьою стороною чи попередня реєстрація не потрібні.

На сторінці Verifactu податкової агенції (англійською) зібрано правила, відповіді на часті запитання та безкоштовний застосунок для виставлення рахунків. Усі обов’язки, обидва режими й порядок виставлення рахунків докладно описано в нашому гайді про Verifactu та електронні рахунки-фактури.

Коли потрібна каса з Verifactu: чинні строки

За чинним законодавством компанії, що сплачують податок на прибуток, мають перейти на систему, що відповідає вимогам, до 1 січня 2027 року, а всі інші суб’єкти господарювання — до 1 липня 2027 року.

Ці дати встановлено в Королівському указі 1007/2023 (іспанською) зі змінами, внесеними Королівським указом-законом 15/2025 (Real Decreto-ley 15/2025). Спочатку правила мали запрацювати з липня 2025 року, і їх уже двічі відкладали.

Останні новини: 5 жовтня 2026 року Міністерство фінансів Іспанії (Ministerio de Hacienda) опублікувало інформаційне повідомлення (іспанською) про план відкласти обов’язки, що ще не набули чинності, до жовтня 2028 року, щоб вони збіглися з обов’язковим електронним виставленням рахунків для бізнесу з річним оборотом до 8 мільйонів євро. У повідомленні також сказано, що вимоги щодо цілісності, незмінності записів та інші технічні вимоги залишаться по суті тими самими. На момент написання статті перенесення не опубліковано в офіційному віснику (BOE), тож дати 2027 року досі є законом. Для того, хто обирає POS-систему, висновок простий: закон каже 2027, план каже 2028, вимоги ті самі, тож купуйте систему, що відповідає вимогам, уже зараз.

Правила не застосовуються до:

• Бізнесу, що веде книги ПДВ через систему негайного надання інформації (Suministro Inmediato de Información, SII).
• Бізнесу, чия податкова адреса (domicilio fiscal) у Країні Басків або Наваррі і який оподатковується за власними правилами цих регіонів: три баскські провінції використовують власну систему TicketBAI, а податкова служба Наварри встановлює свої правила. Важить податкова адреса, а не те, де розташований магазин.
• Бізнесу, який виписує всі рахунки від руки. Про спрощений режим ПДВ і режим еквівалентної надбавки йдеться в розділі «Поширені запитання» нижче.

Штрафи фіксовані: за володіння системою виставлення рахунків без обов’язкової декларації або зміненою системою — 50 000 євро за кожен фінансовий рік; за виробництво чи продаж систем, що не відповідають вимогам, — 150 000 євро за кожен фінансовий рік, у якому були продажі, і за кожен тип системи, згідно зі статтею 201 bis Загального податкового закону (Ley General Tributaria, іспанською).

8 речей, які варто перевірити, обираючи POS-систему в Іспанії

Спершу перевірте відповідність вимогам, а потім функції, потрібні саме вашому типу бізнесу:

1. Письмова декларація про відповідність: попросіть у менеджера з продажу декларацію Verifactu (declaración responsable) і перевірте, що вона стосується саме тієї версії, яку ви купуєте. Якщо письмово її надати не можуть, не купуйте. Після настання строку штраф за володіння системою, що не відповідає вимогам, сплачує користувач; для постачальників передбачено окремі санкції.
2. Який режим підтримується і що буде без інтернету: запитайте, чи підтримує система режим VERI*FACTU, режим локального зберігання чи обидва. Режим VERI*FACTU потребує підключення до інтернету, але у відповідях AEAT на часті запитання зазначено: якщо зникне зв’язок або станеться збій на боці агенції, ви продовжуєте виставляти рахунки як зазвичай, а система надішле записи, щойно зв’язок відновиться. Якщо у вас кілька кас, запитайте, як ними керують: кожна каса, що самостійно видає чеки, веде власний ланцюжок записів.
3. Мови інтерфейсу та підтримки: переконайтеся, що персонал може працювати в системі тими мовами, якими користується, а підтримка доступна зручною для вас мовою в години роботи вашого закладу.
4. Функції для ресторанів і кафе: керування столами (відкриття, об’єднання й перенесення столів); кухонні принтери або кухонні екрани, що розподіляють позиції за станціями (гаряча кухня, суші-бар, напої); багатомовне меню з іспанськими назвами страв на чеках; комплексні меню, добавки й половинні порції. Перевірте також попередні рахунки: AEAT пояснює, що рахунок, який ви показуєте гостям до оплати, не містить QR-коду, але він має формуватися системою, пов’язаною з вашою POS, зберігатися й прив’язуватися до остаточного чека, інакше за нього можуть оштрафувати.
5. Функції для магазинів: сканування штрихкодів, масовий імпорт товарів, облік залишків зі сповіщеннями про нестачу та керування кількома магазинами. Якщо ви користуєтеся вагами, зверніть увагу на позицію AEAT: ваги, які лише зважують, коли ціну на касі вводять вручну, не є системою виставлення рахунків; ваги, які самі підсумовують товари й друкують чек, нею є і мають відповідати вимогам.
6. Інтеграція з платформами доставки та платіжним терміналом: якщо ви приймаєте замовлення через Glovo, Uber Eats чи Just Eat, перевірте, чи можуть ці замовлення надходити безпосередньо в POS, а не оброблятися на окремих планшетах. Переконайтеся, що система працює з платіжним терміналом вашого банку (datáfono) і способами оплати, якими користуються ваші клієнти, як-от Bizum і мобільні гаманці. Щоб порівняти самі платформи, прочитайте наш гайд про платформи доставки їжі в Іспанії.
7. Звіти й вивантаження для бухгалтера (gestoría): продажі за день і місяць, розбивку ПДВ і суми за способами оплати має бути можна вивантажити за один крок. Регламент і сам вимагає, щоб система вивантажувала записи про рахунки в електронні файли, придатні для читання.
8. Власність на дані, оновлення та умови договору: чи зможете ви вивантажити історію, якщо перестанете платити? Це щомісячна підписка чи разова покупка, а обладнання орендоване чи придбане? Який строк договору і чи є штраф за дострокове розірвання? Чи входять у ціну оновлення під майбутні зміни правил?

Готова POS-система, система на замовлення чи безкоштовний застосунок AEAT

Готової POS-системи, що відповідає вимогам, достатньо для одного магазину чи звичайного ресторану; систему на замовлення варто розглянути, якщо у вас ще й оптовий склад, кілька магазинів або власний застосунок для замовлень; а безкоштовний застосунок податкової агенції для виставлення рахунків касу не замінить. Ось три варіанти, порівняні за однаковими пунктами:

У посібнику користувача безкоштовного застосунку AEAT зазначено, що він видає лише повні рахунки-фактури, кожен рахунок має містити дані клієнта, а спрощених рахунків-фактур (чеків) застосунок не видає. Тож ресторанам і магазинам, що обслуговують відвідувачів з вулиці, потрібна власна POS-система. Як загалом вирішити, що обрати, ПЗ на замовлення чи готове рішення, пояснює наше порівняння ERP і CRM на замовлення та готового SaaS.

Чек-лист перед зміною POS-системи

Перш ніж змінювати POS-систему, пройдіть ці шість кроків:

1. Запитайте свого нинішнього постачальника, чи оновлять вашу касу до версії, що відповідає вимогам, і чи коштує це додатково.
2. Складіть перелік обладнання: каси, кухонні принтери, платіжні термінали й ваги, а також платформи доставки, якими ви користуєтеся.
3. Уточніть свою ситуацію з бухгалтером: компанія чи самозайнятий; пряма оцінка (estimación directa) чи об’єктивна оцінка (módulos) для податку на доходи; загальний режим ПДВ, спрощений режим чи еквівалентна надбавка; де ваша податкова адреса; і який строк стосується саме вас.
4. Порівняйте двох-трьох постачальників: попросіть у кожного письмову декларацію про відповідність, підтримку потрібними вам мовами та спосіб вивантажити дані, і закріпіть це в договорі.
5. Запускайте систему в спокійний період: спершу навчіть персонал і кілька днів потестуйте нову систему, перш ніж повністю на неї перейти.
6. Виведіть стару систему з ужитку: вивантажте й збережіть її історію, а потім видаліть програму або вимкніть у ній функцію виставлення рахунків. У відповідях AEAT на часті запитання зазначено, що після настання строку саме лише володіння системою, яка не відповідає вимогам і ще може виставляти рахунки, є порушенням.

Поширені запитання

Чи потрібна нова POS-система, якщо я виписую рахунки від руки або в Excel?

Рахунки, виписані від руки, під дію правил не підпадають, і, за даними AEAT, використання Word чи Excel лише для того, щоб вводити, друкувати й зберігати рахунки, теж не робить їх системою виставлення рахунків; якщо ж ви за допомогою макросів чи формул безпосередньо формуєте книги ПДВ або бухгалтерський облік, таблиця вважається такою системою і має відповідати вимогам.

Якщо ви друкуєте на касі спрощені рахунки-фактури (чеки), вам потрібна система, що відповідає вимогам. Подробиці пояснюють відповіді AEAT на запитання про те, кого стосуються правила (англійською).

Чи можна оновити старий касовий апарат замість того, щоб купувати новий?

Це залежить від виробника: AEAT зазначає, що можна або адаптувати наявний касовий апарат, якщо це можливо, або придбати систему виставлення рахунків, що відповідає вимогам.

Регламент розглядає програмне забезпечення й обладнання разом як систему виставлення рахунків, тому старий автономний касовий апарат може не піддаватися оновленню. Чи вдасться знову використати принтери, грошові скриньки й екрани, залежить від того, чи підтримує їх нова система. Спершу запитайте свого нинішнього постачальника, чи існує версія, що відповідає вимогам, і скільки вона коштує.

Чи бачить податкова кожен продаж у режимі Verifactu?

Вона отримує запис про кожен рахунок-фактуру й чек: у режимі Verifactu система одразу надсилає кожен запис до податкової агенції, зокрема ваш податковий номер (NIF), номер і дату чека, загальну суму, податкову базу, ставку ПДВ і суму ПДВ.

В іншому режимі записи зберігаються у вашій системі, але кожен має бути підписаний електронним підписом і супроводжуватися журналом подій, а передаєте ви їх на запит агенції. У відповідях AEAT на часті запитання сказано, що режим VERI*FACTU може бути простішим у користуванні, бо знімає з вас обов’язок роками зберігати записи. Обравши VERI*FACTU, ви маєте зберігати цей режим щонайменше до 31 грудня того самого року.

Чи потрібна каса з Verifactu за спрощеного режиму ПДВ або режиму еквівалентної надбавки?

Не обов’язково: це залежить від того, чи мусите ви виставляти рахунки і чи використовуєте для цього програму. Бізнес у спрощеному режимі ПДВ (régimen simplificado, його часто поєднують з об’єктивною оцінкою, або módulos, для податку на доходи) чи в режимі еквівалентної надбавки (recargo de equivalencia) зазвичай не зобов’язаний виставляти рахунки звичайним споживачам, і якщо він не видає рахунків чи спрощених рахунків-фактур за допомогою програми, правила на нього не поширюються.

Проте рахунки все одно треба виставляти клієнтам-бізнесам, а також клієнтам, які просять рахунок, щоб скористатися податковим правом, і щоразу, коли ви виставляєте рахунок за допомогою програми, навіть добровільно, система має відповідати вимогам. Самозайняті, чий податок на доходи розраховують за прямою оцінкою (estimación directa), мусять виставляти рахунки незалежно від режиму ПДВ. Якщо у вас роздрібний магазин, запитайте бухгалтера, який режим застосовується саме до вас.

UsualMatrix може оцінити ваше нинішнє обладнання, порівняти POS-системи, що відповідають вимогам, і створити на замовлення POS-систему, облік залишків і програму лояльності для мереж магазинів і бізнесу, що поєднує опт і роздріб, з підключенням до платформ доставки та вашого інтернет-магазину. Ми працюємо китайською, іспанською та англійською. Перегляньте нашу послугу розробки додатків і програмного забезпечення або напишіть нам.

Важливо: ця стаття — загальна інформація станом на 7 жовтня 2026 року, а не податкова чи юридична консультація. Строки можуть знову змінитися; переважну силу мають офіційні тексти, опубліковані в BOE та податковою агенцією (AEAT). Попросіть свого бухгалтера (gestoría) підтвердити ваші обов’язки.