Sistema de caixa na Espanha: como escolher um PDV Verifactu

Na hora de escolher um sistema PDV na Espanha, onde ele se chama TPV, o mais importante é que o fornecedor entregue por escrito a declaração de conformidade com o Verifactu, porque as regras técnicas para sistemas de faturamento continuam valendo, aconteça o que acontecer com os prazos. Pela lei atual, as empresas precisam usar um sistema adaptado antes de 1º de janeiro de 2027, e os autônomos e os demais negócios antes de 1º de julho de 2027; em 5 de outubro de 2026, o Ministério da Fazenda (Ministerio de Hacienda) anunciou um plano para adiar a obrigação para outubro de 2028, mas a mudança ainda não foi publicada. Este guia explica o que as regras exigem de um caixa, o calendário atual, quais recursos conferir e o que fazer antes de trocar de sistema.

Ponto-chave

Peça primeiro a declaração de conformidade por escrito (declaración responsable) e só depois compare recursos. A lei atual fala em 2027: antes de 1º de janeiro para empresas e antes de 1º de julho para autônomos e demais negócios. O governo planeja adiar para outubro de 2028, mas isso ainda não saiu no diário oficial (BOE), e os requisitos técnicos continuam essencialmente os mesmos. Um sistema adaptado comprado agora funciona qualquer que seja a data final. Restaurantes devem olhar com atenção a gestão de mesas, os pedidos para a cozinha e as pré-contas; lojas, o leitor de código de barras, o estoque e as balanças; e todo negócio deve conferir se os dados podem ser exportados sem complicação para o contador.

O que o Verifactu exige de um sistema de caixa

O Verifactu exige que cada ticket impresso pelo seu caixa deixe um registro que não pode ser alterado e pode ser rastreado. “Verifactu” é o nome popular do regulamento espanhol sobre sistemas de faturamento (Reglamento de sistemas informáticos de facturación), aprovado pelo Real Decreto 1007/2023 com base na lei antifraude de 2021 (Ley 11/2021). Na Espanha, o documento equivalente à nota fiscal é a fatura (factura); o regulamento abrange tanto as faturas completas quanto as faturas simplificadas, e o ticket do caixa normalmente é uma fatura simplificada (factura simplificada). Para um sistema PDV, isso significa cinco coisas:

• Um registro por ticket: o sistema gera um registro de faturamento ao emitir cada ticket. Cada registro leva uma impressão digital (hash) e parte da impressão digital do registro anterior, formando uma cadeia, de modo que apagar ou alterar qualquer registro pode ser detectado.
• Nada de apagar ou editar vendas: os erros são corrigidos com um novo registro de anulação ou com uma fatura retificativa (factura rectificativa), e o registro original permanece. Um sistema que permita apagar vendas, alterar valores ou manter uma contabilidade paralela é, por si só, um software proibido.
• Um QR code em cada ticket: ele é obrigatório nos dois modos. O cliente pode escaneá-lo para enviar os dados principais do ticket à Agência Tributária espanhola (Agencia Tributaria, AEAT); no modo VERI*FACTU, o escaneamento também confirma que a agência recebeu aquele ticket.
• Um de dois modos: no modo VERI*FACTU, o sistema envia o registro de cada ticket à AEAT na hora. No outro modo, os registros ficam no seu sistema, cada um assinado eletronicamente e respaldado por um registro de eventos, e são entregues quando a agência pedir. Se você escolher o VERI*FACTU, precisa mantê-lo pelo menos até 31 de dezembro daquele ano.
• Uma declaração do fornecedor: a empresa que produz o software precisa certificar que ele cumpre as regras com uma declaração de conformidade por escrito (declaración responsable), visível dentro do sistema e entregue ao cliente na compra. A AEAT explica que se trata de uma autodeclaração: não é preciso certificação de terceiros nem registro prévio.

A página do Verifactu da Agência Tributária (em inglês) reúne as regras, as perguntas frequentes e o aplicativo gratuito de faturamento da agência. Para as obrigações completas, os dois modos e o fluxo de faturamento, veja o nosso guia do Verifactu e da fatura eletrônica.

Prazos do Verifactu: quando o seu caixa precisa estar adaptado

Pela lei atual, as empresas que pagam o imposto sobre sociedades (Impuesto sobre Sociedades) precisam usar um sistema adaptado antes de 1º de janeiro de 2027, e todos os demais negócios antes de 1º de julho de 2027.

Essas são as datas do Real Decreto 1007/2023 (em espanhol), na redação dada pelo Real Decreto-ley 15/2025. As regras deveriam valer originalmente a partir de julho de 2025 e já foram adiadas duas vezes.

Novidade: em 5 de outubro de 2026, o Ministério da Fazenda publicou um comunicado (em espanhol) anunciando um plano para adiar as obrigações pendentes até outubro de 2028, para coincidir com a obrigatoriedade da fatura eletrônica para empresas com faturamento anual de até 8 milhões de euros. O comunicado acrescenta que os requisitos de integridade, de inalterabilidade e os demais requisitos técnicos continuarão substancialmente os mesmos. No momento em que este artigo foi escrito, o adiamento não tinha sido publicado no diário oficial (BOE), então as datas de 2027 continuam sendo lei. Para quem está escolhendo um sistema PDV, a conclusão é simples: a lei diz 2027, o plano é 2028, os requisitos são os mesmos, então compre agora um sistema adaptado.

As regras não se aplicam a:

• Negócios que escrituram os livros de registro do IVA pelo sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).
• Negócios com domicílio fiscal no País Basco ou em Navarra que tributam pelas regras próprias dessas regiões: as três províncias bascas usam o seu próprio sistema, o TicketBAI, e a Fazenda de Navarra define as suas próprias regras. O que conta é o domicílio fiscal, não o endereço da loja.
• Negócios que emitem todas as faturas à mão. Sobre o regime simplificado do IVA e a sobretaxa de equivalência (recargo de equivalencia), veja as perguntas frequentes abaixo.

As multas têm valor fixo: ter um sistema de faturamento sem a declaração exigida, ou um sistema que foi alterado, custa 50.000 euros por exercício; produzir ou vender sistemas fora das regras custa 150.000 euros por exercício com vendas e por tipo de sistema, segundo o artigo 201 bis da Lei Geral Tributária (Ley General Tributaria, em espanhol).

8 pontos para conferir ao escolher um sistema PDV na Espanha

Confira primeiro a conformidade e depois os recursos de que o seu tipo de negócio precisa:

1. Uma declaração de conformidade por escrito: peça ao vendedor a declaración responsable do Verifactu e confira se ela cobre a versão que você está comprando. Se ele não puder entregá-la por escrito, não compre. Depois do prazo, a multa por ter um sistema fora das regras recai sobre o usuário; os fornecedores respondem pelas suas próprias penalidades.
2. Qual modo ele aceita e o que acontece offline: pergunte se o sistema funciona no modo VERI*FACTU, no modo de armazenamento local ou nos dois. O modo VERI*FACTU precisa de conexão com a internet, mas as perguntas frequentes da AEAT dizem que, se a conexão ou o serviço da agência falhar, você continua emitindo tickets e faturas normalmente e o sistema envia os registros quando tudo voltar a funcionar. Se você tem vários caixas, pergunte como eles são gerenciados: cada caixa que emite tickets de forma independente mantém a sua própria cadeia de registros.
3. Idiomas da interface e suporte: confira se a equipe consegue usar o sistema nos idiomas em que trabalha e se o suporte atende em um idioma com o qual você se sente à vontade, no seu horário de funcionamento.
4. Recursos para restaurantes: gestão de mesas (abrir, juntar e transferir mesas); impressoras de cozinha ou telas de cozinha que enviam cada item para a sua estação (cozinha quente, balcão de sushi, bebidas); cardápios multilíngues com os nomes dos pratos em espanhol no ticket; menus fixos, adicionais e meias porções. Confira também as pré-contas: a AEAT explica que a conta mostrada ao cliente antes do pagamento não leva o QR code, mas precisa sair de um sistema ligado ao seu PDV, ficar registrada e estar vinculada ao ticket final; caso contrário, pode ser penalizada.
5. Recursos para o varejo: leitor de código de barras, importação de produtos em massa, controle de estoque com alertas de estoque baixo e gestão de várias lojas. Se você usa balanças, veja a posição da AEAT: uma balança que só pesa, com o preço digitado à mão no caixa, não é um sistema de faturamento; uma balança que soma os itens e imprime o próprio ticket é, e precisa cumprir as regras.
6. Integração com plataformas de delivery e maquininha de cartão: se você recebe pedidos pelo Glovo, Uber Eats ou Just Eat, confira se esses pedidos podem entrar direto no PDV em vez de serem tratados em tablets separados. Garanta que o sistema funcione com a maquininha de cartão do seu banco (datáfono) e com os meios de pagamento que os seus clientes usam, como o Bizum e as carteiras digitais. Para comparar as próprias plataformas, veja o nosso guia das plataformas de delivery na Espanha.
7. Relatórios e exportação para o contador ou a gestoria (gestoría): vendas diárias e mensais, discriminação do IVA e totais por forma de pagamento devem ser exportados em um só passo. O próprio regulamento também exige que o sistema exporte os registros de faturamento em arquivos eletrônicos legíveis.
8. Propriedade dos dados, atualizações e contrato: você consegue exportar o histórico se parar de pagar? É uma assinatura mensal ou uma compra única, e o hardware é alugado ou comprado? Qual é a duração do contrato e existe multa por cancelamento antecipado? As atualizações para futuras mudanças nas regras estão incluídas no preço?

PDV pronto, sistema sob medida ou o aplicativo gratuito da AEAT

Um PDV pronto e adaptado basta para uma loja única ou um restaurante comum; vale a pena considerar um sistema sob medida se você também opera um depósito de atacado, várias lojas ou um aplicativo de pedidos próprio; e o aplicativo gratuito de faturamento da Agência Tributária não substitui um caixa. Veja as três opções comparadas nos mesmos pontos:

O guia do usuário do aplicativo gratuito da AEAT informa que ele emite apenas faturas completas, que toda fatura precisa incluir os dados do cliente e que ele não emite faturas simplificadas (tickets). Por isso, restaurantes e lojas que atendem o público no balcão precisam do seu próprio sistema PDV. Para decidir entre software sob medida e software pronto de modo geral, veja ERP sob medida ou SaaS.

Checklist antes de trocar de sistema de caixa

Antes de trocar de sistema PDV, siga estes seis passos:

1. Pergunte ao seu fornecedor atual se o seu caixa vai ser atualizado para uma versão adaptada e se isso tem custo extra.
2. Liste os seus equipamentos: caixas, impressoras de cozinha, maquininhas de cartão e balanças, além das plataformas de delivery que você usa.
3. Confirme a sua situação com o contador: empresa ou autônomo; estimativa direta ou estimativa objetiva (módulos) no imposto de renda; regime geral do IVA, regime simplificado ou recargo de equivalencia; onde fica o seu domicílio fiscal; e qual prazo se aplica a você.
4. Compare dois ou três fornecedores: peça a cada um a declaração de conformidade por escrito, suporte nos idiomas de que você precisa e uma forma de exportar os seus dados, e coloque tudo isso no contrato.
5. Faça a troca em um período tranquilo: treine a equipe antes e teste o sistema novo por alguns dias antes de virar a chave.
6. Aposente o sistema antigo: exporte e guarde o histórico e depois desinstale-o ou desative a função de faturamento. As perguntas frequentes da AEAT dizem que, depois do prazo, o simples fato de ter um sistema fora das regras que ainda consegue emitir faturas já é uma infração.

Perguntas frequentes

Preciso de um sistema PDV novo se emito faturas à mão ou no Excel?

As faturas feitas à mão não estão cobertas pelas regras e, segundo a AEAT, usar o Word ou o Excel só para digitar, imprimir e guardar faturas também não os transforma em sistema de faturamento; se você usa macros ou fórmulas para gerar diretamente os seus livros de IVA ou a sua contabilidade, a planilha conta, sim, e precisa cumprir as regras.

Se você imprime faturas simplificadas (tickets) em um caixa, precisa de um sistema adaptado. As perguntas frequentes da AEAT sobre quem está obrigado (em inglês) explicam os detalhes.

Posso atualizar a minha caixa registradora antiga em vez de trocá-la?

Depende do fabricante: a AEAT diz que você pode adaptar a sua caixa registradora atual, quando isso for possível, ou comprar um sistema de faturamento adaptado.

O regulamento trata software e hardware em conjunto como sistema de faturamento, então uma caixa registradora antiga e independente pode não ter atualização. Se impressoras, gavetas de dinheiro e telas podem ser reaproveitadas depende de o sistema novo ser compatível com elas. Pergunte primeiro ao seu fornecedor atual se existe uma versão adaptada e quanto ela custa.

No modo Verifactu, a Agência Tributária vê todas as vendas?

Ela recebe o registro de faturamento de cada fatura e de cada ticket: no modo Verifactu, o sistema envia cada registro à Agência Tributária na hora, com o seu NIF, o número e a data do ticket, o total, a base de cálculo, a alíquota do IVA e o valor do IVA.

No outro modo, os registros ficam no seu sistema, mas cada um precisa ser assinado eletronicamente e respaldado por um registro de eventos, e você os entrega quando a agência pedir. As perguntas frequentes da AEAT dizem que o modo VERI*FACTU pode ser mais simples de usar, porque elimina a sua responsabilidade de guardar os registros por anos. Depois de escolher o VERI*FACTU, você precisa mantê-lo pelo menos até 31 de dezembro daquele ano.

Quem está no regime simplificado do IVA ou no recargo de equivalencia precisa de um PDV adaptado?

Não necessariamente: depende de você ser obrigado a emitir faturas e de usar um software para isso. Os negócios no regime simplificado do IVA (régimen simplificado, muitas vezes combinado com a estimativa objetiva, ou módulos, no imposto de renda) ou no recargo de equivalencia em geral não precisam emitir fatura para consumidores comuns e, se não emitem faturas nem faturas simplificadas com software, as regras não se aplicam a eles.

Eles continuam obrigados a emitir fatura para clientes empresariais e para clientes que a pedem para exercer um direito fiscal e, sempre que emitirem uma fatura com software, mesmo que voluntariamente, o sistema precisa cumprir as regras. Os autônomos cujo imposto de renda é calculado por estimativa direta (estimación directa) precisam emitir faturas, seja qual for o seu regime de IVA. Se você tem uma loja de varejo, pergunte ao seu contador qual regime se aplica a você.

A UsualMatrix pode avaliar os seus equipamentos atuais, comparar opções de PDV adaptado e desenvolver sistemas sob medida de caixa, estoque e fidelidade para negócios com várias lojas ou que combinam atacado e varejo, conectados às plataformas de delivery e à sua loja virtual. Trabalhamos em chinês, espanhol e inglês. Conheça o nosso serviço de desenvolvimento de apps e software ou fale com a gente.

Importante: este artigo traz informações gerais em 7 de outubro de 2026 e não constitui aconselhamento fiscal nem jurídico. Os prazos podem mudar de novo; prevalecem os textos oficiais publicados no BOE e pela Agência Tributária (AEAT). Peça ao seu contador ou à sua gestoria (gestoría) que confirme as suas obrigações.