Verifactu Spanien: Fristen 2027, geplante Verschiebung 2028

Verifactu ist das spanische Regelwerk für Rechnungssoftware und Kassensysteme: Wer Rechnungen mit Software ausstellt, muss ein System verwenden, das manipulationssichere, nachvollziehbare Datensätze führt, und jede Rechnung muss einen QR-Code der Steuerbehörde tragen. Nach geltendem Recht müssen Gesellschaften vor dem 1. Januar 2027 und Selbstständige (autónomos) sowie andere Unternehmen vor dem 1. Juli 2027 ein konformes System einsetzen; am 5. Oktober 2026 hat das spanische Finanzministerium angekündigt, diese Frist auf Oktober 2028 zu verschieben, doch zum Stand 7. Oktober 2026 ist das nicht im spanischen Amtsblatt (Boletín Oficial del Estado, BOE) veröffentlicht. Dieser Leitfaden erklärt den Zeitplan, wer betroffen ist, was auf der Rechnung stehen muss, welche Strafen drohen und was Sie jetzt tun sollten.

Das Wichtigste

Das Gesetz nennt derzeit 2027: vor dem 1. Januar für Gesellschaften, vor dem 1. Juli für Selbstständige und andere. Das Finanzministerium plant eine Verschiebung auf Oktober 2028, die aber noch nicht im BOE steht, und die technischen Anforderungen sollen im Wesentlichen gleich bleiben. Wenn Sie Rechnungen oder Kassenbons (vereinfachte Rechnungen) mit Software ausstellen, muss das System konform sein, und in beiden Modi wird ein QR-Code gedruckt; wer Rechnungen ausschließlich von Hand schreibt oder nur in Word oder Excel tippt und ausdruckt, fällt nicht unter die Regeln. Die davon getrennte B2B-E-Rechnungspflicht hat bereits feste Termine: 6. Oktober 2027 für Unternehmen mit mehr als 8 Millionen Euro Umsatz, 6. Oktober 2028 für alle anderen.

Ab wann Verifactu gilt: aktuelle Fristen und geplante Verschiebung

Nach geltendem Recht gilt Verifactu für körperschaftsteuerpflichtige Gesellschaften ab dem 1. Januar 2027 und für Selbstständige und andere Unternehmen ab dem 1. Juli 2027; das Finanzministerium hat eine Verschiebung auf Oktober 2028 angekündigt, die aber noch nicht Gesetz ist.

• Aktuelle Termine: Festgelegt hat sie das Königliche Gesetzesdekret (Real Decreto-ley) 15/2025 vom 2. Dezember 2025, das der Kongress bestätigt hat; es war die zweite Verschiebung des ursprünglichen Termins 1. Juli 2025. Die offiziellen FAQ (Englisch) der spanischen Steuerbehörde (Agencia Tributaria, AEAT) nennen dieselben Termine. Zur zweiten Gruppe gehören auch Einheiten, deren Einkünfte den Mitgliedern zugerechnet werden (atribución de rentas), etwa Personengemeinschaften (comunidades de bienes), sowie Nichtansässige mit einer Betriebsstätte in Spanien.
• Geplante Verschiebung: Am 5. Oktober 2026 veröffentlichte das Finanzministerium (Ministerio de Hacienda) eine Mitteilung (Spanisch), in der es ankündigt, die noch ausstehenden Verifactu-Pflichten auf Oktober 2028 zu verschieben, damit sie mit der E-Rechnungspflicht für Unternehmen und Selbstständige mit einem Jahresumsatz bis 8 Millionen Euro zusammenfallen.
• Gleiche Anforderungen: Laut der Mitteilung bleiben die Anforderungen an Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit im Wesentlichen gleichwertig. Eine spätere Änderung soll den Anwendungsbereich und einige technische Details an die Meldepflichten des EU-Pakets „MwSt. im digitalen Zeitalter“ (VAT in the Digital Age, ViDA) anpassen.
• Stand heute: Zum 7. Oktober 2026 ist die Verschiebung nicht im BOE veröffentlicht; rechtlich gelten also weiterhin die Termine von 2027.

Für Unternehmen bringt die Verschiebung nur mehr Vorbereitungszeit; der Standard, den Ihr System erfüllen muss, bleibt derselbe. Verbindlich ist das Datum, das im BOE veröffentlicht wird.

Was Verifactu ist: zwei Modi für Rechnungssoftware

Verifactu ist der geläufige Name für die technischen Vorgaben Spaniens an Rechnungssoftware (sistema informático de facturación, SIF), die gelöschte Umsätze, nachträglich geänderte Rechnungen und Schattenbuchhaltungen verhindern sollen. Offiziell handelt es sich um die Verordnung über Rechnungssysteme, erlassen mit dem Königlichen Dekret (Real Decreto) 1007/2023 auf Grundlage des Betrugsbekämpfungsgesetzes von 2021 (Ley 11/2021). Sie verlangt:

• Einen Datensatz pro Rechnung: Bei jeder Rechnung, auch bei einer vereinfachten Rechnung wie einem Kassenbon, erzeugt das System automatisch einen Rechnungsdatensatz (registro de facturación).
• Unveränderbare Datensätze: Jeder Datensatz enthält einen Hash (huella), der mit einem Teil des vorherigen Datensatzes berechnet wird. So bilden die Datensätze eine Kette, und jedes Löschen oder Ändern fällt auf. Ein Hash ist ein digitaler Fingerabdruck, keine Verschlüsselung. Fehler werden mit einem neuen Stornodatensatz oder einer Korrekturrechnung berichtigt; der ursprüngliche Datensatz bleibt erhalten.
• Einen QR-Code auf jeder Rechnung: in beiden Modi Pflicht; Einzelheiten weiter unten.
• Eine Erklärung des Herstellers: Das Unternehmen, das die Software herstellt, muss ihre Konformität mit einer schriftlichen Konformitätserklärung (declaración responsable) bestätigen, die im System sichtbar ist und dem Kunden beim Kauf übergeben wird. Es handelt sich um eine Selbsterklärung: Eine Zertifizierung durch Dritte oder eine vorherige Registrierung ist nicht erforderlich.

Rechnungssoftware arbeitet in einem von zwei Modi:

Die Verordnung geht davon aus, dass VERI*FACTU-Systeme die Anforderungen schon durch ihre Bauweise erfüllen, und Sie müssen sich nicht selbst um Signaturen und Ereignisprotokolle kümmern; der laufende Aufwand ist also geringer. Im anderen Modus bleiben Ihre Datensätze bei Ihnen, dafür sind die Sicherheitsanforderungen höher. Die Rechnung selbst kann weiterhin ausgedruckt oder als PDF verschickt werden: Ein Rechnungsdatensatz ist keine elektronische Rechnung.

Wer Verifactu einhalten muss und wer nicht betroffen ist

Grundsätzlich muss jedes Unternehmen und jeder Selbstständige in Spanien, der Rechnungen mit Software oder einer Kasse ausstellt, Verifactu einhalten. Die FAQ der AEAT zum Anwendungsbereich (Englisch) nennen vier Fälle; trifft einer davon zu, fallen Sie nicht unter Verifactu:

1. Gar keine Rechnungssoftware: Jede Rechnung wird von Hand, mit einem Quittungsblock oder mit der Schreibmaschine erstellt.
2. Sie nutzen das SII, das System zur sofortigen Übermittlung von Mehrwertsteuerdaten (Suministro Inmediato de Información): Das betrifft die Unternehmen, die es nutzen müssen, etwa Großunternehmen mit monatlicher Mehrwertsteuererklärung, Mehrwertsteuergruppen und Unternehmen im Register für die monatliche Mehrwertsteuererstattung (REDEME), sowie Unternehmen, die freiwillig teilnehmen. Beim SII werden Rechnungsdaten ohnehin an die Steuerbehörde gemeldet.
3. Ihr steuerlicher Sitz liegt im Baskenland oder in Navarra: Entscheidend ist der steuerliche Wohnsitz (domicilio fiscal), nicht der Standort des Geschäfts. Ein Unternehmen mit Sitz in Madrid und einem Laden in Bilbao fällt weiterhin unter Verifactu. Die drei baskischen Provinzen wenden ihr eigenes System TicketBAI an; Navarra folgt den Vorgaben seiner regionalen Steuerverwaltung.
4. Sie haben eine Einzelfallentscheidung der AEAT: Auf Antrag kann die Steuerbehörde entscheiden, dass die Regeln für eine Branche oder ein bestimmtes Unternehmen nicht gelten.

Módulos und Ausgleichszuschlag (recargo de equivalencia)

Verifactu nimmt niemanden wegen seines Steuerregimes aus: Entscheidend ist, ob und wie Sie Rechnungen ausstellen.

• Umsätze ohne gesetzliche Rechnungspflicht sind nicht erfasst: Unternehmen, die ihre Einkommensteuer nach der objektiven Schätzung (estimación objetiva, bekannt als „Módulos“) ermitteln und die Mehrwertsteuer nach der vereinfachten Regelung oder dem Ausgleichszuschlag (recargo de equivalencia, für Einzelhändler, die natürliche Personen sind) abführen, müssen gewöhnlichen Endkunden in der Regel keine Rechnung ausstellen.
• In manchen Fällen ist trotzdem eine Rechnung nötig: zum Beispiel, wenn der Kunde ein Unternehmen, ein Selbstständiger oder eine Behörde ist oder die Rechnung braucht, um ein steuerliches Recht auszuüben. Sobald eine Kasse oder Software irgendeine Rechnung oder einen Kassenbon ausstellt, muss dieses System konform sein.
• Wer die Einkommensteuer nach der direkten Gewinnermittlung (estimación directa) erklärt, muss Rechnungen ausstellen, unabhängig vom Mehrwertsteuerregime. Ein Laden etwa, der die Mehrwertsteuer über den Ausgleichszuschlag abführt, die Einkommensteuer aber nach direkter Gewinnermittlung erklärt, fällt unter Verifactu, wenn seine Kasse Bons druckt.

Wenn Sie nicht sicher sind, welcher Fall auf Sie zutrifft, lassen Sie Ihr Steuerberatungsbüro (gestoría) das anhand Ihrer steuerlichen Registrierung prüfen.

Excel, Word und handschriftliche Rechnungen

• Wer Word oder Excel nur nutzt, um Rechnungen zu erfassen, auszudrucken und abzulegen, verwendet kein Rechnungssystem im Sinne der Regeln; Verifactu gilt dann nicht.
• Erzeugt eine Tabelle automatisch Mehrwertsteuer- oder Einkommensteuerbücher oder Buchhaltungsdaten (etwa per Makro), wird sie zum Rechnungssystem und muss konform sein.
• Kein Mischbetrieb: Sobald Sie Rechnungssoftware nutzen, muss jede Rechnung daraus stammen; Sie können nicht einen Teil der Rechnungen mit Software und den Rest von Hand ausstellen.

Onlineshops und Rechnungen über das Steuerberatungsbüro

• Auch Onlineshops sind erfasst: Ob Sie online oder vor Ort verkaufen, spielt für Verifactu keine Rolle.
• Rechnungen über das Steuerberatungsbüro: Stellt Ihre gestoría mit ihrer eigenen Software Rechnungen für Sie aus, erzeugt deren System die Datensätze (und übermittelt sie im Modus VERI*FACTU), die Verantwortung für die Einhaltung bleibt aber bei Ihnen.

Was auf der Rechnung stehen muss: QR-Code und Pflichtangaben

Jede Rechnung und jeder Kassenbon aus einem Rechnungssystem muss oben den QR-Code der Steuerbehörde tragen; im Modus VERI*FACTU muss zusätzlich „VERI*FACTU“ oder „Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT“ erscheinen, gut sichtbar und in ähnlicher Schriftgröße wie der übrige Rechnungstext.

Laut den FAQ der AEAT zum QR-Code (Englisch) gilt:

• Rechnungen müssen in beiden Modi den QR-Code tragen;
• er muss zwischen 30 x 30 mm und 40 x 40 mm groß sein, weder kleiner noch größer;
• er steht am Anfang der Rechnung, vor dem Inhalt: bei Hochformat oben und bei mehrseitigen Rechnungen nur auf der ersten Seite.

Der Inhalt des QR-Codes ist in Artikel 21 der Ministerialverordnung (Orden) HAC/1177/2024 (Spanisch) geregelt: ein Link zum Prüfdienst der AEAT, der die Steuernummer des Ausstellers, Serie und Nummer der Rechnung, das Ausstellungsdatum und den Rechnungsbetrag enthält.

Den QR-Code erzeugt das Rechnungssystem automatisch. Die übrigen Pflichtangaben stammen aus der spanischen Rechnungsverordnung (Real Decreto 1619/2012) und unterscheiden sich zwischen vollständiger und vereinfachter Rechnung:

Drei weitere Punkte: Steuerbefreite Umsätze müssen die Rechtsgrundlage der Befreiung angeben; Sonderfälle brauchen bestimmte Vermerke, etwa „inversión del sujeto pasivo“ bei der Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge); und auf den Kanarischen Inseln gilt statt der Mehrwertsteuer (IVA) die IGIC, in Ceuta und Melilla die IPSI. Unternehmen mit mehreren Läden können für jeden Laden eine eigene Rechnungsserie verwenden.

Was bei Verstößen droht: Strafen

Artikel 201 bis des Allgemeinen Steuergesetzes (Ley General Tributaria) (Spanisch) sieht feste Geldbußen vor, keine Höchstbeträge, und stuft diese Verstöße als schwer ein:

Ein Unternehmen, das bereits als Hersteller sanktioniert wurde, wird nicht noch einmal als Nutzer belangt. Entwickelt ein Unternehmen ein eigenes Rechnungssystem für den eigenen Gebrauch, muss es die Konformitätserklärung selbst unterzeichnen.

E-Rechnungspflicht in Spanien (B2B): eine eigene Regel mit festen Terminen

Die B2B-E-Rechnungspflicht ist eine von Verifactu getrennte Regel: Sie geht auf das spanische Gesetz zur Unternehmensgründung und zum Unternehmenswachstum zurück (Ley 18/2022, bekannt als „Crea y Crece“) und verpflichtet Unternehmen und Selbstständige, Rechnungen untereinander in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen und zu empfangen. Die Detailregeln sind veröffentlicht, die Termine stehen fest.

• Regeln: Real Decreto 238/2026 vom 25. März 2026 und Orden HAC/1028/2026; die Orden wurde am 5. Oktober 2026 im BOE veröffentlicht und gilt seit dem 6. Oktober 2026, dem Tag, an dem die gesetzlichen Fristen zu laufen begannen.
• Format: eine strukturierte E-Rechnung (UBL, CII, EDIFACT oder Facturae), kein PDF und kein Foto.
• Anwendungsbereich: Umsätze, bei denen der Kunde ein in Spanien ansässiges Unternehmen oder ein dort ansässiger Selbstständiger ist; vereinfachte Rechnungen (Kassenbons) an Verbraucher sind in der Regel nicht erfasst.
• Kosten: Die öffentliche E-Rechnungslösung der Steuerbehörde ist kostenlos nutzbar.

Laut dem Einführungskalender der AEAT (Englisch):

Beide Regeln hängen zusammen: Pflicht-E-Rechnungen müssen von Systemen erzeugt werden, die dieselben Anforderungen an die Manipulationssicherheit erfüllen, und das Finanzministerium will Verifactu im Oktober 2028 zeitlich an die E-Rechnungspflicht für kleinere Unternehmen angleichen. Berücksichtigen Sie beides, wenn Sie jetzt ein System auswählen.

Was Sie jetzt tun sollten

Der praktischste erste Schritt ist, alle Stellen aufzulisten, an denen Sie Rechnungen ausstellen, und sich von Ihrem Softwareanbieter oder Steuerberatungsbüro schriftliche Antworten geben zu lassen; die geplante Verschiebung ändert nichts am Standard, den Sie erfüllen müssen.

Zur kostenlosen Rechnungs-App der AEAT: Sie läuft im Online-Portal der Steuerbehörde (sede electrónica) im Modus VERI*FACTU und richtet sich an Selbstständige und Unternehmen mit wenigen Rechnungen oder einem einfachen Rechnungsablauf; die Anmeldung erfolgt mit digitalem Zertifikat, elektronischem Personalausweis (DNIe) oder Cl@ve Móvil. Sie hat drei Grenzen: Sie stellt nur vollständige Rechnungen aus, keine Kassenbons; jede Rechnung muss einen Kunden nennen; und ihre Datensätze lassen sich nicht in andere Software exportieren, ein späterer Wechsel bedeutet also einen Neuanfang. Für Restaurants und Läden ist sie deshalb ungeeignet.

Prüfen Sie beim Vergleich von Rechnungs- oder Kassensoftware bei jedem Anbieter dieselben Punkte: ob die Konformitätserklärung im System sichtbar ist, welchen Modus die Software unterstützt, ob sich die Daten sauber für Ihr Steuerberatungsbüro exportieren lassen, ob mehrere Läden eigene Rechnungsserien führen können und ob es Support in Ihrer Sprache gibt. Die Zeit bis zur Frist ist eine Testphase, Sie können den Modus VERI*FACTU also schon vorher ausprobieren. Wie Sie Onlineshop, ERP und Rechnungssoftware automatisch verbinden, zeigt unser Leitfaden zur Prozess-Automatisierung für KMU.

Häufige Fragen

Ist Verifactu Pflicht und ab wann gilt es?

Ja, wenn Sie Rechnungen mit Software oder einer Kasse ausstellen. Nach geltendem Recht müssen körperschaftsteuerpflichtige Gesellschaften vor dem 1. Januar 2027 ein konformes System nutzen, Selbstständige und andere Unternehmen vor dem 1. Juli 2027. Am 5. Oktober 2026 hat das Finanzministerium angekündigt, die Frist auf Oktober 2028 zu verschieben, doch zum Stand 7. Oktober 2026 steht das nicht im BOE; maßgeblich ist das dort veröffentlichte Datum, und die technischen Anforderungen bleiben im Wesentlichen gleich.

Brauchen Selbstständige (autónomos) und Módulos-Betriebe Verifactu?

Selbstständige, die Rechnungen mit Software oder einer Kasse ausstellen, ja; wer ausschließlich von Hand Rechnungen schreibt, ist nicht erfasst, ebenso wenig Umsätze ohne gesetzliche Rechnungspflicht. Betriebe mit Módulos oder Ausgleichszuschlag müssen gewöhnlichen Endkunden in der Regel keine Rechnung ausstellen, doch sobald ihre Software irgendeine Rechnung oder einen Kassenbon ausstellt, muss das System konform sein; wer die Einkommensteuer nach direkter Gewinnermittlung erklärt, muss Rechnungen ausstellen.

Darf ich Rechnungen weiterhin mit Excel oder Word schreiben?

Ja, solange Sie die Programme nur nutzen, um Rechnungen zu erfassen, auszudrucken und abzulegen: Die AEAT sieht darin kein Rechnungssystem. Erzeugt die Tabelle automatisch Mehrwertsteuerbücher, Buchhaltungsdaten oder Ähnliches (etwa per Makro), gilt sie als Rechnungssystem und muss konform sein. Und sobald Sie Rechnungssoftware nutzen, dürfen Sie nicht einen Teil der Rechnungen damit und den Rest von Hand ausstellen.

Ist Verifactu dasselbe wie die E-Rechnung?

Nein. Verifactu verlangt, dass Rechnungssoftware manipulationssicher und nachvollziehbar ist; Rechnungen dürfen weiterhin ausgedruckt oder als PDF verschickt werden. Die B2B-E-Rechnungspflicht ist eine eigene Regel und verlangt strukturierte elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen, ab dem 6. Oktober 2027 für Unternehmen mit mehr als 8 Millionen Euro Umsatz und ab dem 6. Oktober 2028 für alle anderen Unternehmen und Selbstständigen.

UsualMatrix kann jede Stelle erfassen, an der Ihr Unternehmen Rechnungen ausstellt (Läden, Onlineshops, ERP), Shop und ERP automatisch mit konformer Rechnungssoftware verbinden oder die internen Tools rund um die Rechnungsstellung entwickeln. Wir arbeiten mit Unternehmen weltweit und kommunizieren auf Chinesisch, Spanisch oder Englisch. Mehr dazu auf unserer Seite zu Prozessautomatisierung und individuellen Tools, oder schreiben Sie uns.

Wichtig: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information zum Stand 7. Oktober 2026 und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Das Finanzministerium hat eine Verschiebung angekündigt; maßgeblich sind die im BOE veröffentlichten Termine. Klären Sie Ihre konkreten Pflichten mit Ihrem Steuerberatungsbüro (gestoría) oder Ihrer Steuerberatung.