TPV con Verifactu: cómo elegir un programa TPV compatible

Lo más importante al elegir un TPV en España es que el proveedor pueda entregarte por escrito la declaración responsable de Verifactu, porque los requisitos técnicos del software de facturación se mantienen pase lo que pase con los plazos. Según la normativa vigente, las sociedades deben usar un sistema adaptado antes del 1 de enero de 2027, y los autónomos y el resto de contribuyentes antes del 1 de julio de 2027; el 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda anunció su intención de llevarlo a octubre de 2028, pero el cambio todavía no se ha publicado. En esta guía verás qué exige la norma a un programa TPV, el calendario actual, qué funciones revisar y qué hacer antes de cambiar.

Idea clave

Pide primero la declaración responsable por escrito y después compara funciones. Hoy la ley dice 2027: antes del 1 de enero para las sociedades y antes del 1 de julio para los autónomos y el resto de contribuyentes. El Gobierno prevé aplazarlo a octubre de 2028, pero todavía no está en el BOE, y los requisitos técnicos se mantienen prácticamente iguales. Un sistema adaptado que compres ahora te servirá sea cual sea la fecha definitiva. En hostelería, fíjate en la gestión de mesas, las comandas a cocina y las precuentas; en comercio, en los códigos de barras, el stock y las balanzas; y en cualquier negocio, en que los datos se exporten sin problemas para la gestoría.

Qué exige Verifactu a un TPV

Verifactu exige que cada ticket que imprime tu TPV deje un registro que no se pueda alterar y que se pueda rastrear. «Verifactu» es el nombre popular del Reglamento de sistemas informáticos de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023 en desarrollo de la ley antifraude de 2021 (Ley 11/2021). Se aplica tanto a las facturas completas como a las facturas simplificadas, y el ticket de caja normalmente es una factura simplificada. Para un TPV, eso se traduce en cinco cosas:

• Un registro por ticket: el sistema genera un registro de facturación cada vez que emite un ticket. Cada registro lleva una huella digital (hash) y parte de la huella del registro anterior, de modo que todos forman una cadena y cualquier borrado o modificación se puede detectar.
• Prohibido borrar o modificar ventas: los errores se corrigen con un nuevo registro de anulación o con una factura rectificativa, y el registro original se conserva. Un sistema que permita borrar ventas, cambiar importes o llevar una doble contabilidad es, en sí mismo, software prohibido.
• Un código QR en cada ticket: es obligatorio en las dos modalidades. El cliente puede escanearlo para enviar a la Agencia Tributaria los datos básicos del ticket; en la modalidad VERI*FACTU, además, el escaneo confirma que la Agencia ha recibido ese ticket.
• Una de dos modalidades: en la modalidad VERI*FACTU, el sistema envía a la Agencia Tributaria (AEAT) el registro de cada ticket en el momento. En la otra modalidad, la de los sistemas de emisión de facturas no verificables (la llamada «no VERI*FACTU»), los registros se quedan en tu sistema, cada uno con firma electrónica y respaldado por un registro de eventos, y se entregan cuando la AEAT los pide. Si eliges VERI*FACTU, tienes que mantenerla al menos hasta el 31 de diciembre de ese año.
• Una declaración del fabricante: la empresa que produce el software debe certificar que cumple mediante una declaración responsable por escrito, visible dentro del propio sistema y entregada al cliente en el momento de la compra. La AEAT aclara que se trata de una autodeclaración: no hace falta una certificación de terceros ni un registro previo.

La página de Verifactu de la Agencia Tributaria reúne la normativa, las preguntas frecuentes y su aplicación gratuita de facturación. Para ver todas las obligaciones, las dos modalidades y el proceso de facturación, consulta nuestra guía sobre qué es Verifactu y la factura electrónica.

Cuándo entra en vigor Verifactu: plazos actuales

Según la normativa vigente, las entidades que tributan por el Impuesto sobre Sociedades deben usar un sistema adaptado antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados tributarios antes del 1 de julio de 2027.

Son las fechas del Real Decreto 1007/2023, en la redacción dada por el Real Decreto-ley 15/2025. En un principio, la norma debía aplicarse desde julio de 2025 y ya se ha aplazado dos veces.

Última hora: el 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda publicó una nota informativa en la que anuncia su intención de aplazar las obligaciones pendientes hasta octubre de 2028, para que coincidan con la obligatoriedad de la factura electrónica para empresarios y profesionales con una facturación anual de hasta 8 millones de euros. La nota añade que los requisitos de integridad, inalterabilidad y el resto de garantías técnicas se mantendrán en términos sustancialmente equivalentes. En el momento de escribir este artículo, el aplazamiento no se ha publicado en el BOE, así que las fechas de 2027 siguen siendo las vigentes. Para quien está eligiendo TPV, la conclusión es sencilla: la ley dice 2027, la previsión es 2028 y los requisitos son los mismos, así que compra ya un sistema adaptado.

La norma no se aplica a:

• Los contribuyentes que llevan los libros registro del IVA a través del Suministro Inmediato de Información (SII).
• Los contribuyentes con domicilio fiscal en el País Vasco o en Navarra que tributan según su normativa foral: los tres territorios históricos vascos aplican su propio sistema, TicketBAI, y la Hacienda Foral de Navarra fija sus propias normas. Lo que cuenta es el domicilio fiscal, no dónde está la tienda.
• Los negocios que hacen todas sus facturas a mano. Sobre el régimen simplificado del IVA y el recargo de equivalencia, consulta las preguntas frecuentes al final del artículo.

Las multas son de cuantía fija: tener un sistema de facturación sin la declaración responsable exigida, o uno que se haya alterado, se sanciona con 50.000 euros por cada ejercicio; producir o comercializar sistemas que no cumplen se sanciona con 150.000 euros por cada ejercicio con ventas y por cada tipo de sistema, según el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria.

8 claves para elegir un programa TPV

Revisa primero el cumplimiento y después las funciones que necesita tu tipo de negocio:

1. Declaración responsable por escrito: pide al comercial la declaración responsable de Verifactu y comprueba que cubre la versión que vas a comprar. Si no te la puede dar por escrito, no compres. Una vez pasado el plazo, la multa por tener un sistema que no cumple recae en el usuario; los fabricantes tienen sus propias sanciones.
2. Qué modalidad admite y qué pasa sin conexión: pregunta si admite la modalidad VERI*FACTU, la modalidad con conservación local de los registros o las dos. La modalidad VERI*FACTU necesita conexión a internet, pero las preguntas frecuentes de la AEAT indican que, si falla la conexión o el servicio de la Agencia, sigues facturando con normalidad y el sistema envía los registros cuando se restablece. Si tienes varios TPV, pregunta cómo se gestionan: cada TPV que emite tickets de forma independiente lleva su propia cadena de registros.
3. Idiomas de la interfaz y soporte: comprueba que el personal pueda usar el sistema en los idiomas en los que trabaja y que haya soporte, en tu horario de apertura, en un idioma con el que te sientas cómodo.
4. Funciones para hostelería: gestión de mesas (abrir, unir y cambiar mesas); impresoras o pantallas de cocina que envían cada comanda a su zona (cocina caliente, barra de sushi, bebidas); cartas en varios idiomas con los nombres de los platos en español en el ticket; menús, extras y medias raciones. Revisa también las precuentas: la AEAT explica que la cuenta que enseñas al cliente antes de cobrar (lo que la Agencia llama prefactura o factura proforma) no lleva código QR, pero debe salir de un sistema vinculado a tu TPV, conservarse y quedar ligada al ticket final; de lo contrario, puede ser sancionable.
5. Funciones para comercio: lector de códigos de barras, importación masiva de artículos, control de stock con avisos de stock mínimo y gestión de varias tiendas. Si usas balanzas, ten en cuenta el criterio de la AEAT: una balanza que solo pesa, con el precio tecleado a mano en el TPV, no es un sistema de facturación; una balanza que suma los artículos e imprime ella misma el ticket sí lo es, y debe cumplir.
6. Integración con plataformas de delivery y con el datáfono: si recibes pedidos por Glovo, Uber Eats o Just Eat, comprueba si esos pedidos pueden entrar directamente en el TPV en lugar de gestionarse en tablets separadas. Asegúrate de que funciona con el datáfono de tu banco y con los métodos de pago que usan tus clientes, como Bizum y los pagos con el móvil. Para comparar las propias plataformas, consulta nuestra guía de Glovo, Uber Eats y Just Eat.
7. Informes y exportación para la gestoría: las ventas diarias y mensuales, el desglose del IVA y los totales por forma de pago deberían exportarse en un solo paso. Además, el propio reglamento exige que el sistema pueda exportar sus registros de facturación a ficheros electrónicos legibles.
8. Propiedad de los datos, actualizaciones y contrato: ¿puedes exportar tu historial si dejas de pagar? ¿Es una suscripción mensual o un pago único, y el hardware es de alquiler o de compra? ¿Cuánto dura el contrato y hay penalización por salir antes? ¿Las actualizaciones para futuros cambios normativos están incluidas en el precio?

TPV estándar, sistema a medida o la aplicación gratuita de la AEAT

Un TPV estándar adaptado basta para una sola tienda o un restaurante convencional; un sistema a medida merece la pena si además tienes un almacén mayorista, varias tiendas o tu propia app de pedidos; y la aplicación gratuita de facturación de la AEAT no puede sustituir a un TPV. Estas son las tres opciones comparadas con los mismos criterios:

La guía de usuario de la aplicación gratuita de la AEAT indica que solo emite facturas completas, que todas las facturas deben incluir los datos del destinatario y que no emite facturas simplificadas (tickets). Por eso, los restaurantes y las tiendas que atienden a clientes de paso necesitan su propio TPV. Para decidir, en general, entre software a medida y software estándar, consulta ERP a medida o software estándar (SaaS).

Checklist antes de cambiar de TPV

Antes de cambiar de TPV, sigue estos seis pasos:

1. Pregunta a tu proveedor actual si tu TPV se va a actualizar a una versión adaptada y si eso tiene un coste adicional.
2. Haz inventario de tu equipo: TPV, impresoras de cocina, datáfonos y balanzas, además de las plataformas de delivery que usas.
3. Confirma tu situación con la gestoría: sociedad o autónomo; estimación directa o estimación objetiva (módulos) en el IRPF; régimen general del IVA, régimen simplificado o recargo de equivalencia; dónde tienes el domicilio fiscal; y qué plazo te corresponde.
4. Compara dos o tres proveedores: pide a cada uno la declaración responsable por escrito, soporte en los idiomas que necesitas y una forma de exportar tus datos, y que todo ello conste en el contrato.
5. Haz el cambio en un momento de poca actividad: forma primero al personal y prueba el sistema nuevo unos días antes del cambio definitivo.
6. Retira el sistema antiguo: exporta y conserva su historial, y después desinstálalo o desactiva su función de facturación. Las preguntas frecuentes de la AEAT indican que, una vez pasado el plazo, el simple hecho de tener un sistema no adaptado que todavía pueda emitir facturas ya es una infracción.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un TPV con Verifactu si hago las facturas a mano o en Excel?

Las facturas hechas a mano no están afectadas por la norma y, según la AEAT, usar Word o Excel solo para introducir, imprimir y guardar las facturas tampoco los convierte en un sistema de facturación; si usas macros o fórmulas para generar directamente los libros registro del IVA o la contabilidad, la hoja de cálculo sí cuenta y debe cumplir.

Si imprimes facturas simplificadas (tickets) desde un TPV, necesitas un sistema adaptado. Las preguntas frecuentes de la AEAT sobre el ámbito de aplicación lo explican en detalle.

¿Puedo adaptar mi caja registradora antigua en lugar de cambiarla?

Depende del fabricante: la AEAT indica que puedes adaptar tu caja registradora actual, si es posible, o comprar un sistema de facturación adaptado.

El reglamento considera sistema de facturación el conjunto de hardware y software, así que una caja registradora autónoma antigua puede no admitir la actualización. Que puedas reutilizar impresoras, cajones portamonedas y pantallas depende de que el nuevo sistema los admita. Pregunta primero a tu proveedor actual si existe una versión adaptada y cuánto cuesta.

¿Hacienda ve todas mis ventas con el modo Verifactu?

Hacienda recibe el registro de facturación de cada factura y de cada ticket: en el modo Verifactu, el sistema envía cada registro a la Agencia Tributaria en el momento, con tu NIF, el número y la fecha del ticket, el importe total, la base imponible, el tipo de IVA y la cuota de IVA.

En la otra modalidad, los registros se quedan en tu sistema, pero cada uno debe llevar firma electrónica y estar respaldado por un registro de eventos, y los entregas cuando la AEAT te los pide. Las preguntas frecuentes de la AEAT señalan que la modalidad VERI*FACTU puede resultar más sencilla porque te libera de la responsabilidad de conservar los registros durante años. Si eliges VERI*FACTU, tienes que mantenerla al menos hasta el 31 de diciembre de ese año.

¿Los autónomos en módulos o en recargo de equivalencia necesitan un TPV con Verifactu?

No necesariamente: depende de si tienes que emitir facturas y de si lo haces con un programa. Los negocios acogidos al régimen simplificado del IVA (que suele ir unido a la estimación objetiva o módulos en el IRPF) o al recargo de equivalencia, por lo general, no tienen que facturar a los consumidores finales, y si no emiten facturas ni facturas simplificadas con un programa informático, la norma no les afecta.

Sí deben facturar a los clientes empresarios y a los clientes que pidan factura para ejercer algún derecho de naturaleza tributaria, y siempre que emitan una factura con un programa, aunque sea de forma voluntaria, el sistema debe cumplir. Los autónomos que tributan en el IRPF por estimación directa deben emitir facturas sea cual sea su régimen de IVA. Si tienes un comercio minorista, pregunta a tu gestoría qué régimen te corresponde.

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Importante: este artículo ofrece información general a 7 de octubre de 2026 y no constituye asesoramiento fiscal ni jurídico. Los plazos pueden volver a cambiar; prevalecen los textos oficiales publicados en el BOE y por la Agencia Tributaria (AEAT). Consulta con tu gestoría para confirmar tus obligaciones.