Registratore di cassa in Spagna e Verifactu: come sceglierlo

La cosa più importante nella scelta di un registratore di cassa in Spagna è che il fornitore le consegni per iscritto la dichiarazione di conformità a Verifactu, perché i requisiti tecnici per i software di fatturazione restano in vigore qualunque cosa accada alle scadenze. Secondo la legge attuale, le società devono usare un sistema a norma prima del 1° gennaio 2027 e i lavoratori autonomi e le altre attività prima del 1° luglio 2027; il 5 ottobre 2026 il Ministero delle Finanze spagnolo ha annunciato l’intenzione di spostare l’obbligo a ottobre 2028, ma il rinvio non è ancora stato pubblicato. Questa guida spiega che cosa chiedono le norme a una cassa, il calendario in vigore, quali funzioni verificare e che cosa fare prima di cambiare sistema.

In sintesi

Chieda prima la dichiarazione di conformità scritta (declaración responsable), poi confronti le funzioni. Oggi la legge dice 2027: prima del 1° gennaio per le società, prima del 1° luglio per autonomi e altre attività. Il governo intende spostare l’obbligo a ottobre 2028, ma il rinvio non è ancora nella Gazzetta ufficiale spagnola (BOE) e i requisiti tecnici restano sostanzialmente gli stessi. Un sistema a norma acquistato oggi funziona qualunque sia la data che alla fine si applicherà. I ristoranti devono puntare su gestione dei tavoli, comande in cucina e preconti; i negozi su codici a barre, magazzino e bilance; tutte le attività devono verificare che i dati si esportino senza problemi per il commercialista.

Che cosa richiede Verifactu a un registratore di cassa

Verifactu richiede che ogni scontrino stampato dalla cassa lasci un record che non si può alterare e che si può tracciare. “Verifactu” è il nome con cui è noto il regolamento spagnolo sui software di fatturazione (Reglamento de sistemas informáticos de facturación), approvato con il Real Decreto 1007/2023 in attuazione della legge antifrode del 2021 (Ley 11/2021). Riguarda sia le fatture complete sia le fatture semplificate, e lo scontrino (in Spagna “ticket”) è di norma una fattura semplificata (factura simplificada). Per un sistema di cassa, che in Spagna si chiama TPV (terminal punto de venta), questo significa cinque cose:

• Un record per ogni scontrino: il sistema crea un record di fatturazione nel momento in cui emette ogni scontrino. Ogni record contiene un’impronta digitale (hash) e parte dell’impronta del record precedente, formando una catena: così si può rilevare se un record viene cancellato o modificato.
• Nessuna cancellazione o modifica delle vendite: gli errori si correggono con un nuovo record di annullamento o con una fattura rettificativa, e il record originale resta. Un sistema che permette di cancellare vendite, cambiare importi o tenere una doppia contabilità è di per sé un software vietato.
• Un codice QR su ogni scontrino: è obbligatorio in entrambe le modalità. Il cliente può scansionarlo per inviare i dati principali dello scontrino all’Agenzia delle entrate spagnola (Agencia Tributaria, AEAT); in modalità VERI*FACTU la scansione conferma anche che l’Agenzia ha ricevuto quello scontrino.
• Una delle due modalità: in modalità VERI*FACTU il sistema invia subito all’AEAT il record di ogni scontrino. Nell’altra modalità i record restano sul suo sistema, ciascuno firmato elettronicamente e accompagnato da un registro degli eventi, e vengono consegnati quando l’Agenzia li richiede. Se sceglie VERI*FACTU, deve mantenerla almeno fino al 31 dicembre di quell’anno.
• Una dichiarazione del fornitore: l’azienda che produce il software deve certificarne la conformità con una dichiarazione di conformità scritta (declaración responsable), visibile all’interno del sistema e consegnata al cliente al momento dell’acquisto. L’AEAT spiega che si tratta di un’autodichiarazione: non servono certificazioni di terzi né registrazioni preventive.

La pagina Verifactu (in inglese) dell’AEAT raccoglie le norme, le domande frequenti e la sua app di fatturazione gratuita. Per tutti gli obblighi, le due modalità e il flusso di fatturazione, veda la nostra guida a Verifactu e alla fatturazione elettronica.

Verifactu 2027: quando serve una cassa a norma

Secondo la legge attuale, le società soggette all’imposta sulle società devono usare un sistema a norma prima del 1° gennaio 2027, e tutte le altre attività prima del 1° luglio 2027.

Sono le date del Real Decreto 1007/2023 (testo in spagnolo), modificato dal Real Decreto-ley 15/2025. Le norme dovevano applicarsi inizialmente da luglio 2025 e sono già state rinviate due volte.

Ultime notizie: il 5 ottobre 2026 il Ministero delle Finanze spagnolo (Ministerio de Hacienda) ha pubblicato una nota informativa (testo in spagnolo) che annuncia l’intenzione di rinviare gli obblighi ancora pendenti a ottobre 2028, in coincidenza con l’obbligo di fatturazione elettronica per le imprese con un fatturato annuo fino a 8 milioni di euro. La nota aggiunge che i requisiti di integrità e inalterabilità e gli altri requisiti tecnici resteranno sostanzialmente invariati. Nel momento in cui scriviamo, il rinvio non è stato pubblicato nella Gazzetta ufficiale spagnola (Boletín Oficial del Estado, BOE), quindi per legge valgono ancora le date del 2027. Per chi deve scegliere un registratore di cassa la conclusione è semplice: la legge dice 2027, il piano è il 2028, i requisiti sono gli stessi, quindi conviene acquistare subito un sistema a norma.

Le norme non si applicano:

• Alle attività che tengono i registri IVA tramite il sistema di invio immediato delle informazioni (Suministro Inmediato de Información, SII).
• Alle attività con domicilio fiscale nei Paesi Baschi o in Navarra e tassate secondo le norme proprie di queste regioni: le tre province basche usano un proprio sistema, TicketBAI, e l’amministrazione fiscale della Navarra stabilisce regole proprie. Conta il domicilio fiscale, non il luogo in cui si trova il negozio.
• Alle attività che emettono tutte le fatture a mano. Per il regime semplificato dell’IVA e il regime di maggiorazione di equivalenza, veda le domande frequenti più sotto.

Le sanzioni sono importi fissi: detenere un sistema di fatturazione privo della dichiarazione richiesta, o un sistema alterato, costa 50.000 euro per ogni esercizio; produrre o commercializzare sistemi non conformi costa 150.000 euro per ogni esercizio in cui ci sono state vendite e per ogni tipo di sistema, secondo l’articolo 201 bis della Ley General Tributaria (testo in spagnolo).

8 cose da verificare nella scelta del registratore di cassa

Verifichi prima la conformità, poi le funzioni di cui ha bisogno il suo tipo di attività:

1. Una dichiarazione di conformità scritta: chieda al commerciale la “declaración responsable” Verifactu e controlli che copra la versione che sta acquistando. Se non è in grado di fornirla per iscritto, non compri. Dopo la scadenza la sanzione per chi detiene un sistema non conforme ricade sull’utente; i fornitori sono soggetti a sanzioni proprie.
2. Quale modalità supporta e che cosa succede senza connessione: chieda se supporta la modalità VERI*FACTU, la modalità con conservazione locale dei record o entrambe. La modalità VERI*FACTU richiede una connessione a internet, ma le domande frequenti dell’AEAT precisano che, se la connessione o il servizio dell’Agenzia non funzionano, si continua a fatturare normalmente e il sistema invia i record appena il collegamento torna disponibile. Se ha più casse, chieda come vengono gestite: ogni cassa che emette scontrini in modo indipendente tiene una propria catena di record.
3. Lingue dell’interfaccia e assistenza: verifichi che il personale possa usare il sistema nelle lingue in cui lavora e che l’assistenza sia disponibile, durante i suoi orari di apertura, in una lingua in cui lei si trova a suo agio.
4. Funzioni per ristoranti: gestione dei tavoli (apertura, unione e spostamento); stampanti o schermi in cucina che smistano le comande per reparto (cucina calda, banco sushi, bevande); menu multilingue con i nomi dei piatti in spagnolo sugli scontrini; menu fissi, aggiunte e mezze porzioni. Verifichi anche i preconti: l’AEAT spiega che il conto mostrato al cliente prima del pagamento non riporta il codice QR, ma deve provenire da un sistema collegato alla cassa, essere conservato e collegato allo scontrino finale, altrimenti può essere sanzionato.
5. Funzioni per negozi: lettura dei codici a barre, importazione massiva dei prodotti, giacenze con avvisi di scorta minima e gestione di più punti vendita. Se usa bilance, tenga presente la posizione dell’AEAT: una bilancia che si limita a pesare, con il prezzo digitato a mano sulla cassa, non è un sistema di fatturazione; una bilancia che somma gli articoli e stampa da sola lo scontrino lo è, e deve essere a norma.
6. Integrazione con le piattaforme di delivery e con il POS per le carte: se riceve ordini su Glovo, Uber Eats o Just Eat, verifichi se possono entrare direttamente nella cassa invece di essere gestiti su tablet separati. Si assicuri che il sistema funzioni con il terminale POS per le carte della sua banca (in Spagna “datáfono”) e con i metodi di pagamento dei suoi clienti, come Bizum e i portafogli digitali sullo smartphone. Per confrontare le piattaforme, veda la nostra guida alle app di delivery in Spagna.
7. Report ed esportazioni per il commercialista (gestoría): vendite giornaliere e mensili, riepiloghi IVA e totali per metodo di pagamento dovrebbero esportarsi in un solo passaggio. Il regolamento stesso impone inoltre al sistema di esportare i record di fatturazione in file elettronici leggibili.
8. Proprietà dei dati, aggiornamenti e condizioni del contratto: può esportare lo storico se smette di pagare? È un abbonamento mensile o un acquisto una tantum, e l’hardware è a noleggio o di proprietà? Quanto dura il contratto e ci sono penali per il recesso anticipato? Gli aggiornamenti per i futuri cambi normativi sono compresi nel prezzo?

Cassa pronta, sistema su misura o app gratuita dell’AEAT

Una cassa pronta e a norma basta per un singolo negozio o un ristorante con esigenze standard; un sistema su misura merita una valutazione se gestisce anche un magazzino all’ingrosso, più punti vendita o una propria app per gli ordini; l’app di fatturazione gratuita dell’Agenzia delle entrate spagnola, invece, non può sostituire una cassa. Ecco le tre opzioni confrontate sugli stessi punti:

La guida utente dell’app gratuita dell’AEAT precisa che l’app emette solo fatture complete, che ogni fattura deve riportare i dati del cliente e che non emette fatture semplificate (scontrini). Per questo ristoranti e negozi che servono clienti di passaggio hanno bisogno di un proprio sistema di cassa. Per decidere in generale tra software su misura e software pronto, veda il nostro confronto gestionale su misura o SaaS.

Checklist prima di cambiare registratore di cassa

Prima di cambiare sistema di cassa, segua questi sei passaggi:

1. Chieda al fornitore attuale se la sua cassa verrà aggiornata a una versione a norma e se l’aggiornamento ha un costo aggiuntivo.
2. Faccia l’elenco delle attrezzature: casse, stampanti di cucina, terminali POS per le carte e bilance, più le piattaforme di delivery che usa.
3. Verifichi la sua situazione con il commercialista: società o lavoratore autonomo; stima diretta o stima oggettiva (“módulos”) per l’imposta sul reddito; IVA ordinaria, regime semplificato o maggiorazione di equivalenza; dove si trova il domicilio fiscale; quale scadenza si applica al suo caso.
4. Confronti due o tre fornitori: chieda a ciascuno la dichiarazione di conformità scritta, assistenza nelle lingue che le servono e un modo per esportare i dati, e faccia mettere tutto nel contratto.
5. Parta in un periodo tranquillo: formi prima il personale e provi il nuovo sistema per qualche giorno prima del passaggio definitivo.
6. Dismetta il vecchio sistema: esporti e conservi lo storico, poi lo disinstalli o ne disattivi la funzione di fatturazione. Le domande frequenti dell’AEAT precisano che dopo la scadenza anche la sola detenzione di un sistema non conforme ancora in grado di emettere fatture è un’infrazione.

Domande frequenti

Serve un registratore di cassa a norma se si fattura a mano o con Excel?

Le fatture scritte a mano non rientrano nelle norme e, secondo l’AEAT, usare Word o Excel solo per compilare, stampare e conservare le fatture non li rende un sistema di fatturazione; se invece si usano macro o formule per generare direttamente i registri IVA o la contabilità, il foglio di calcolo conta come sistema di fatturazione e deve essere a norma.

Se stampa fatture semplificate (scontrini) da una cassa, le serve un sistema a norma. Le domande frequenti dell’AEAT su chi è obbligato (in inglese) spiegano i dettagli.

Si può adeguare il vecchio registratore di cassa invece di sostituirlo?

Dipende dal produttore: l’AEAT afferma che si può adattare il registratore di cassa esistente, quando è possibile, oppure acquistare un sistema di fatturazione a norma.

Il regolamento considera software e hardware insieme come sistema di fatturazione, quindi un vecchio registratore di cassa autonomo potrebbe non essere aggiornabile. Se stampanti, cassetti e schermi si possano riutilizzare dipende dal fatto che il nuovo sistema li supporti. Chieda prima al fornitore attuale se esiste una versione a norma e quanto costa.

In modalità Verifactu l’Agenzia delle entrate vede ogni vendita?

Riceve il record di fatturazione di ogni fattura e di ogni scontrino: in modalità Verifactu il sistema invia subito ogni record all’Agenzia delle entrate spagnola, con il codice fiscale dell’attività, il numero e la data dello scontrino, il totale, la base imponibile, l’aliquota IVA e l’importo dell’IVA.

Nell’altra modalità i record restano sul suo sistema, ma ciascuno deve essere firmato elettronicamente e accompagnato da un registro degli eventi, e va consegnato quando l’Agenzia lo richiede. Le domande frequenti dell’AEAT indicano che la modalità VERI*FACTU può essere più semplice da usare, perché elimina la responsabilità di conservare i record per anni. Una volta scelta la modalità VERI*FACTU, va mantenuta almeno fino al 31 dicembre di quell’anno.

Con il regime semplificato dell’IVA o il recargo de equivalencia serve una cassa a norma?

Non necessariamente: dipende dal fatto che si debbano emettere fatture e che lo si faccia con un software. Chi è nel regime semplificato dell’IVA (régimen simplificado, spesso abbinato alla stima oggettiva, i “módulos”, per l’imposta sul reddito) o nel regime di maggiorazione di equivalenza (recargo de equivalencia) in genere non è tenuto a fatturare ai consumatori finali e, se non emette fatture o fatture semplificate con un software, le norme non si applicano.

Deve però fatturare ai clienti professionali e ai clienti che chiedono la fattura per esercitare un diritto fiscale, e ogni volta che emette una fattura con un software, anche volontariamente, il sistema deve essere a norma. I lavoratori autonomi la cui imposta sul reddito è calcolata con la stima diretta (estimación directa) devono emettere fatture qualunque sia il loro regime IVA. Se gestisce un negozio al dettaglio, chieda al suo commercialista quale regime si applica al suo caso.

UsualMatrix può analizzare le sue attrezzature attuali, confrontare le soluzioni di cassa a norma e sviluppare sistemi di cassa, magazzino e fidelizzazione su misura per attività con più punti vendita o che uniscono ingrosso e dettaglio, collegati alle piattaforme di delivery e al suo negozio online. Comunichiamo in cinese, spagnolo e inglese. Scopra il nostro servizio di sviluppo app e software oppure ci contatti.

Importante: questo articolo è un’informazione di carattere generale aggiornata al 7 ottobre 2026 e non costituisce consulenza fiscale o legale. Le scadenze potrebbero cambiare di nuovo; prevalgono i testi ufficiali pubblicati nel BOE e dall’Agenzia delle entrate spagnola (AEAT). Faccia confermare i suoi obblighi dal suo commercialista (gestoría).