Logiciel de caisse en Espagne : choisir une caisse Verifactu

Pour choisir un logiciel de caisse en Espagne (on parle de « TPV », terminal punto de venta), le plus important est que l’éditeur puisse vous remettre par écrit sa déclaration de conformité Verifactu, car les règles techniques imposées aux logiciels de facturation restent en place quel que soit le sort des échéances. Selon la loi en vigueur, les sociétés doivent utiliser un système conforme avant le 1er janvier 2027, et les travailleurs indépendants (autónomos) et les autres entreprises avant le 1er juillet 2027 ; le 5 octobre 2026, le ministère des Finances (Ministerio de Hacienda) a annoncé un projet de report à octobre 2028, qui n’a pas encore été publié. Ce guide explique ce que les règles exigent d’une caisse, le calendrier actuel, les fonctions à vérifier et ce qu’il faut faire avant de changer de système.

À retenir

Demandez d’abord la déclaration de conformité écrite (declaración responsable), puis comparez les fonctions. La loi prévoit aujourd’hui 2027 : avant le 1er janvier pour les sociétés, avant le 1er juillet pour les indépendants et les autres entreprises. Le gouvernement prévoit de repousser l’échéance à octobre 2028, mais ce report n’est pas encore paru au Journal officiel espagnol (BOE), et les exigences techniques restent pour l’essentiel les mêmes. Un système conforme acheté maintenant fonctionnera quelle que soit la date finalement retenue. Les restaurants doivent se concentrer sur la gestion des tables, les bons de cuisine et les additions provisoires ; les commerces sur les codes-barres, les stocks et les balances ; et toute entreprise doit vérifier que ses données s’exportent proprement pour son comptable.

Ce que Verifactu exige d’un logiciel de caisse

Verifactu exige que chaque ticket imprimé par votre caisse laisse un enregistrement impossible à modifier et traçable. « Verifactu » est le nom courant du règlement espagnol sur les logiciels de facturation (Reglamento de sistemas informáticos de facturación), approuvé par le décret royal 1007/2023 en application de la loi antifraude de 2021 (Ley 11/2021). Il couvre aussi bien les factures complètes que les factures simplifiées, et un ticket de caisse est normalement une facture simplifiée (factura simplificada). Pour un logiciel de caisse, cela implique cinq choses :

• Un enregistrement par ticket : le système crée un enregistrement de facturation à l’émission de chaque ticket. Chaque enregistrement porte une empreinte numérique (hash) et une partie de l’empreinte de l’enregistrement précédent, ce qui forme une chaîne : toute suppression ou modification d’un enregistrement est détectable.
• Aucune vente supprimée ni modifiée : les erreurs se corrigent par un nouvel enregistrement d’annulation ou par une facture rectificative, et l’enregistrement d’origine est conservé. Un système qui permet de supprimer des ventes, de modifier des montants ou de tenir une double comptabilité est lui-même un logiciel interdit.
• Un QR code sur chaque ticket : il est obligatoire dans les deux modes. Le client peut le scanner pour envoyer les données essentielles du ticket à l’administration fiscale ; en mode VERI*FACTU, le scan confirme aussi que l’administration a bien reçu ce ticket.
• L’un des deux modes : en mode VERI*FACTU, le système envoie immédiatement l’enregistrement de chaque ticket à l’administration fiscale espagnole (Agencia Tributaria, AEAT). Dans l’autre mode, les enregistrements restent sur votre système, chacun signé électroniquement et accompagné d’un journal des événements, et sont remis à l’administration quand elle les demande. Si vous choisissez VERI*FACTU, vous devez le conserver au moins jusqu’au 31 décembre de la même année.
• Une déclaration de l’éditeur : l’entreprise qui produit le logiciel doit certifier sa conformité par une déclaration écrite (declaración responsable), visible dans le système et remise au client à l’achat. L’AEAT précise qu’il s’agit d’une auto-déclaration : aucune certification par un organisme tiers ni aucun enregistrement préalable n’est exigé.

La page Verifactu de l’AEAT (en anglais) rassemble les règles, les questions fréquentes et son application de facturation gratuite. Pour l’ensemble des obligations, les deux modes et le processus de facturation, consultez notre guide Verifactu et facture électronique en Espagne.

Quand une caisse conforme devient obligatoire : les échéances actuelles

Selon la loi en vigueur, les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés doivent utiliser un système conforme avant le 1er janvier 2027, et toutes les autres entreprises avant le 1er juillet 2027.

Ce sont les dates du décret royal 1007/2023 (en espagnol), modifié par le décret-loi royal 15/2025 (Real Decreto-ley 15/2025). Ces règles devaient à l’origine s’appliquer dès juillet 2025 et ont déjà été reportées deux fois.

Dernière actualité : le 5 octobre 2026, le ministère des Finances a publié un communiqué (en espagnol) annonçant un projet de report des obligations encore à venir jusqu’en octobre 2028, pour coïncider avec l’obligation de facturation électronique des entreprises dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 8 millions d’euros. Le communiqué ajoute que les exigences d’intégrité, d’inaltérabilité et les autres exigences techniques resteront pour l’essentiel les mêmes. À la date de rédaction, ce report n’a pas été publié au Journal officiel (BOE) : les dates de 2027 restent donc la loi. Pour qui choisit un logiciel de caisse, la conclusion est simple : la loi dit 2027, le projet dit 2028, les exigences sont les mêmes, alors achetez dès maintenant un système conforme.

Les règles ne s’appliquent pas aux cas suivants :

• Les entreprises qui tiennent leurs livres de TVA via le système de fourniture immédiate d’informations (Suministro Inmediato de Información, SII).
• Les entreprises dont le domicile fiscal est au Pays basque ou en Navarre et qui sont imposées selon les règles propres à ces régions : les trois provinces basques utilisent leur propre système TicketBAI, et l’administration fiscale de Navarre fixe ses propres règles. C’est le domicile fiscal qui compte, pas l’emplacement de la boutique.
• Les entreprises qui rédigent toutes leurs factures à la main. Pour le régime simplifié de TVA et la majoration d’équivalence, voir les questions fréquentes ci-dessous.

Les amendes sont forfaitaires : détenir un système de facturation sans la déclaration requise, ou un système altéré, coûte 50 000 euros par exercice ; produire ou vendre des systèmes non conformes coûte 150 000 euros par exercice comportant des ventes et par type de système, selon l’article 201 bis de la loi générale fiscale (Ley General Tributaria, en espagnol).

8 points à vérifier pour choisir un logiciel de caisse en Espagne

Vérifiez d’abord la conformité, puis les fonctions dont votre type d’activité a besoin :

1. Une déclaration de conformité écrite : demandez au commercial la « declaración responsable » Verifactu et vérifiez qu’elle couvre la version que vous achetez. S’il ne peut pas vous la fournir par écrit, n’achetez pas. Après l’échéance, l’amende pour détention d’un système non conforme s’applique à l’utilisateur ; les éditeurs encourent leurs propres sanctions.
2. Le mode pris en charge, et ce qui se passe hors ligne : demandez si le logiciel prend en charge le mode VERI*FACTU, le mode avec stockage local ou les deux. Le mode VERI*FACTU nécessite une connexion internet, mais les questions fréquentes de l’AEAT précisent qu’en cas de panne de la connexion ou du service de l’administration, vous continuez à facturer normalement et le système envoie les enregistrements une fois le service rétabli. Si vous avez plusieurs caisses, demandez comment elles sont gérées : chaque caisse qui émet des tickets de façon autonome tient sa propre chaîne d’enregistrements.
3. Langues de l’interface et assistance : vérifiez que votre personnel peut utiliser le système dans les langues dans lesquelles il travaille, et que l’assistance est disponible dans une langue que vous maîtrisez, pendant vos heures d’ouverture.
4. Fonctions pour la restauration : gestion des tables (ouverture, fusion et transfert de tables) ; imprimantes ou écrans de cuisine qui répartissent les articles par poste (cuisine chaude, bar à sushis, boissons) ; cartes multilingues avec le nom des plats en espagnol sur les tickets ; formules, suppléments et demi-portions. Vérifiez aussi les additions provisoires : l’AEAT explique que la note présentée au client avant le paiement ne porte pas de QR code, mais qu’elle doit provenir d’un système lié à votre caisse, être conservée et être rattachée au ticket final, faute de quoi vous vous exposez à une sanction.
5. Fonctions pour le commerce : lecture des codes-barres, import de produits en masse, niveaux de stock avec alertes de stock bas, et gestion multi-magasins. Si vous utilisez des balances, notez la position de l’AEAT : une balance qui se contente de peser, le prix étant saisi à la main sur la caisse, n’est pas un système de facturation ; une balance qui additionne les articles et imprime elle-même le ticket en est un, et doit être conforme.
6. Intégration des plateformes de livraison et du terminal de paiement : si vous recevez des commandes sur Glovo, Uber Eats ou Just Eat, vérifiez si elles peuvent arriver directement dans la caisse au lieu d’être traitées sur des tablettes séparées. Assurez-vous que le logiciel fonctionne avec le terminal de paiement par carte de votre banque (datáfono) et avec les moyens de paiement de vos clients, comme Bizum et les portefeuilles mobiles. Pour comparer les plateformes elles-mêmes, consultez notre guide des plateformes de livraison de repas en Espagne.
7. Rapports et exports pour votre comptable (gestoría) : les ventes journalières et mensuelles, la ventilation de la TVA et les totaux par moyen de paiement doivent s’exporter en une seule étape. Le règlement impose d’ailleurs au système d’exporter ses enregistrements de facturation dans des fichiers électroniques lisibles.
8. Propriété des données, mises à jour et conditions du contrat : pouvez-vous exporter votre historique si vous arrêtez de payer ? S’agit-il d’un abonnement mensuel ou d’un achat unique, et le matériel est-il loué ou acheté ? Quelle est la durée du contrat, et y a-t-il une pénalité en cas de résiliation anticipée ? Les mises à jour liées aux futures évolutions de la réglementation sont-elles comprises dans le prix ?

Caisse standard, système sur mesure ou application gratuite de l’AEAT

Un logiciel de caisse standard et conforme suffit pour un commerce à point de vente unique ou un restaurant classique ; un système sur mesure mérite d’être envisagé si vous gérez aussi un entrepôt de vente en gros, plusieurs magasins ou votre propre application de commande ; et l’application de facturation gratuite de l’administration fiscale ne peut pas remplacer une caisse. Voici les trois options comparées sur les mêmes points :

Le guide d’utilisation de l’application gratuite de l’AEAT indique qu’elle n’émet que des factures complètes, que chaque facture doit comporter les coordonnées du client et qu’elle n’émet pas de factures simplifiées (tickets). Les restaurants et les commerces qui servent une clientèle de passage ont donc besoin de leur propre logiciel de caisse. Pour choisir de manière générale entre un logiciel sur mesure et un logiciel standard, consultez notre comparatif ERP sur mesure ou logiciel standard (SaaS).

Liste de contrôle avant de changer de logiciel de caisse

Avant de changer de logiciel de caisse, suivez ces six étapes :

1. Interrogez votre éditeur actuel pour savoir si votre caisse existante passera à une version conforme, et si cette mise à niveau est facturée en supplément.
2. Faites l’inventaire de votre équipement : caisses, imprimantes de cuisine, terminaux de paiement et balances, ainsi que les plateformes de livraison que vous utilisez.
3. Confirmez votre situation avec votre comptable : société ou indépendant ; estimation directe ou estimation objective (módulos) pour l’impôt sur le revenu (IRPF) ; TVA au régime général, au régime simplifié ou en majoration d’équivalence ; lieu de votre domicile fiscal ; et échéance qui vous concerne.
4. Comparez deux ou trois prestataires : demandez à chacun la déclaration de conformité écrite, une assistance dans les langues dont vous avez besoin et un moyen d’exporter vos données, et faites inscrire ces points dans le contrat.
5. Démarrez en période creuse : formez d’abord votre personnel et testez le nouveau système pendant quelques jours avant de basculer.
6. Retirez l’ancien système : exportez et conservez son historique, puis désinstallez-le ou désactivez sa fonction de facturation. Les questions fréquentes de l’AEAT précisent qu’après l’échéance, le simple fait de détenir un système non conforme encore capable d’émettre des factures constitue une infraction.

Questions fréquentes

Faut-il un nouveau logiciel de caisse si l’on facture à la main ou sur Excel ?

Les factures manuscrites ne sont pas concernées par les règles et, selon l’AEAT, utiliser Word ou Excel uniquement pour saisir, imprimer et conserver des factures n’en fait pas non plus un système de facturation ; si vous utilisez des macros ou des formules pour générer directement vos livres de TVA ou votre comptabilité, le tableur compte bien comme un système de facturation et doit être conforme.

Si vous imprimez des factures simplifiées (tickets) depuis une caisse, il vous faut un système conforme. La FAQ de l’AEAT sur le champ d’application (en anglais) donne le détail.

Peut-on mettre à jour une ancienne caisse enregistreuse au lieu de la remplacer ?

Cela dépend du fabricant : l’AEAT indique que vous pouvez soit adapter votre caisse enregistreuse existante, lorsque c’est possible, soit acheter un système de facturation conforme.

Le règlement considère ensemble le logiciel et le matériel comme le système de facturation : une ancienne caisse enregistreuse autonome peut donc ne pas pouvoir être mise à jour. La réutilisation des imprimantes, des tiroirs-caisses et des écrans dépend de leur prise en charge par le nouveau système. Demandez d’abord à votre éditeur actuel s’il existe une version conforme et combien elle coûte.

En mode Verifactu, l’administration fiscale voit-elle toutes les ventes ?

Elle reçoit l’enregistrement de facturation de chaque facture et de chaque ticket : en mode Verifactu, le système envoie immédiatement chaque enregistrement à l’administration fiscale, avec votre numéro d’identification fiscale (NIF), le numéro et la date du ticket, le montant total, la base imposable, le taux de TVA et le montant de la TVA.

Dans l’autre mode, les enregistrements restent sur votre système, mais chacun doit être signé électroniquement et accompagné d’un journal des événements, et vous les remettez à l’administration quand elle les demande. Les questions fréquentes de l’AEAT indiquent que le mode VERI*FACTU peut être plus simple à utiliser, car il vous dispense de conserver vous-même les enregistrements pendant des années. Une fois le mode VERI*FACTU choisi, vous devez le conserver au moins jusqu’au 31 décembre de la même année.

Faut-il une caisse conforme au régime simplifié de TVA ou en majoration d’équivalence ?

Pas forcément : cela dépend de votre obligation d’émettre des factures et de l’utilisation ou non d’un logiciel pour le faire. Les entreprises au régime simplifié de TVA (régimen simplificado, souvent combiné à l’estimation objective, ou módulos, pour l’impôt sur le revenu) ou en majoration d’équivalence (recargo de equivalencia) ne sont généralement pas tenues de facturer les consommateurs ordinaires, et si elles n’émettent ni factures ni factures simplifiées avec un logiciel, les règles ne s’appliquent pas à elles.

Elles doivent néanmoins facturer leurs clients professionnels, ainsi que les clients qui demandent une facture pour exercer un droit fiscal, et dès qu’elles émettent une facture avec un logiciel, même volontairement, le système doit être conforme. Les indépendants dont l’impôt sur le revenu est calculé en estimation directe (estimación directa) doivent émettre des factures quel que soit leur régime de TVA. Si vous tenez un commerce de détail, demandez à votre comptable quel régime s’applique à vous.

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Important : cet article fournit des informations générales à la date du 7 octobre 2026 ; il ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique. Les échéances peuvent encore changer, et les textes officiels publiés au BOE et par l’administration fiscale (AEAT) font foi. Demandez à votre comptable (gestoría) de confirmer vos obligations.