Verifactu na Espanha: prazos 2027 e adiamento previsto 2028

O Verifactu é o conjunto de regras da Espanha para softwares de faturamento e sistemas de caixa: se você emite notas fiscais (na Espanha, facturas) com um software, o sistema precisa manter registros invioláveis e rastreáveis, e cada nota precisa trazer um QR code da Agência Tributária (AEAT). Pela lei atual, as empresas precisam usar um sistema adaptado antes de 1º de janeiro de 2027, e os autônomos e os demais negócios, antes de 1º de julho de 2027; em 5 de outubro de 2026, o Ministério da Fazenda (Ministerio de Hacienda) anunciou um plano para adiar esses prazos para outubro de 2028, mas, em 7 de outubro de 2026, isso ainda não tinha sido publicado no diário oficial (BOE). Este guia explica o calendário, quem precisa cumprir, o que a nota fiscal deve mostrar, as multas e o que fazer agora.

Ponto-chave

Hoje, a lei diz 2027: antes de 1º de janeiro para as empresas e antes de 1º de julho para os autônomos e os demais negócios. O Ministério da Fazenda pretende adiar os prazos para outubro de 2028, mas isso ainda não está no BOE, e os requisitos técnicos devem continuar essencialmente os mesmos. Se você emite notas fiscais ou cupons do caixa (notas fiscais simplificadas) com um software, o sistema precisa estar adaptado, e os dois modos imprimem um QR code; quem emite tudo à mão, ou apenas digita e imprime as notas no Word ou no Excel, fica fora das regras. A obrigação separada de nota fiscal eletrônica entre empresas (B2B) já tem datas definidas: 6 de outubro de 2027 para empresas com faturamento acima de 8 milhões de euros e 6 de outubro de 2028 para todas as demais.

Quando o Verifactu entra em vigor: prazos atuais e o adiamento previsto

Pela lei atual, o Verifactu vale para as empresas que pagam o Imposto sobre Sociedades (o imposto de renda das pessoas jurídicas na Espanha) a partir de 1º de janeiro de 2027 e para os autônomos e os demais negócios a partir de 1º de julho de 2027; o Ministério da Fazenda anunciou um adiamento para outubro de 2028, mas isso ainda não é lei.

• Datas atuais: definidas pelo Real Decreto-lei 15/2025, de 2 de dezembro de 2025, já convalidado pelo Congresso; é o segundo adiamento do prazo original de 1º de julho de 2025. As perguntas frequentes oficiais (em inglês) da Agência Tributária (AEAT) trazem as mesmas datas. O segundo grupo também inclui as entidades em regime de atribuição de rendas, como as comunidades de bens (comunidades de bienes), e os não residentes com estabelecimento permanente na Espanha.
• Adiamento previsto: em 5 de outubro de 2026, o Ministério da Fazenda publicou uma nota informativa (em espanhol) anunciando o plano de adiar as obrigações pendentes do Verifactu para outubro de 2028, para coincidir com a nota fiscal eletrônica obrigatória das empresas e dos autônomos com faturamento anual de até 8 milhões de euros.
• Mesmos requisitos: segundo a nota, os requisitos de integridade, conservação, acessibilidade, legibilidade, rastreabilidade e inalterabilidade continuarão substancialmente equivalentes. Uma mudança posterior vai ajustar o alcance e alguns detalhes técnicos às regras de envio de informações do pacote europeu IVA na Era Digital (ViDA, VAT in the Digital Age).
• Situação hoje: em 7 de outubro de 2026, o adiamento não tinha sido publicado no BOE, então as datas de 2027 continuam sendo as da lei.

Para as empresas, o adiamento só dá mais tempo de preparação; o padrão que o seu sistema precisa cumprir continua o mesmo. Considere definitiva a data que for publicada no BOE.

O que é o Verifactu: dois modos para o software de faturamento

Verifactu é o nome popular das regras técnicas da Espanha para softwares de faturamento (sistema informático de facturación, SIF), criadas para impedir vendas apagadas, notas fiscais editadas e caixa dois. O nome formal é regulamento dos sistemas de faturamento, aprovado pelo Real Decreto 1007/2023 com base na lei antifraude de 2021 (Ley 11/2021). Ele exige:

• Um registro por nota fiscal: cada vez que você emite uma nota, inclusive uma nota fiscal simplificada, como o cupom do caixa, o sistema cria automaticamente um registro de faturamento (registro de facturación).
• Registros que não podem ser alterados: cada registro leva um hash (huella) calculado com parte do registro anterior, de modo que os registros formam uma corrente e qualquer exclusão ou edição pode ser detectada. Um hash é uma espécie de impressão digital dos dados, não uma criptografia. Os erros são corrigidos com um novo registro de anulação ou com uma nota fiscal retificativa (factura rectificativa), e o registro original continua lá.
• Um QR code em toda nota fiscal: obrigatório nos dois modos; os detalhes estão mais abaixo.
• Uma declaração do fabricante: a empresa que produz o software precisa atestar que ele cumpre as regras com uma declaração de conformidade (declaración responsable) por escrito, visível dentro do sistema e entregue ao cliente na compra. É uma autodeclaração: não exige certificação de terceiros nem registro prévio.

O software de faturamento funciona em um destes dois modos:

O regulamento presume que os sistemas VERI*FACTU cumprem as regras desde a concepção, e você não precisa cuidar de assinaturas e registros de eventos, então a manutenção é mais simples. No outro modo, os registros ficam com você, mas os requisitos de segurança são mais pesados. A nota fiscal em si ainda pode ser impressa ou enviada em PDF: um registro de faturamento não é uma nota fiscal eletrônica.

Quem é obrigado a usar o Verifactu e quem fica de fora

Em princípio, toda empresa e todo autônomo que atua na Espanha e emite notas fiscais com um software ou um sistema de caixa precisa cumprir o Verifactu. As perguntas frequentes da AEAT sobre o alcance (em inglês) listam quatro condições; basta cumprir uma delas para ficar fora do Verifactu:

1. Nenhum software de faturamento: todas as notas são escritas à mão ou feitas com talão de notas ou máquina de escrever.
2. Você usa o SII, o sistema de envio imediato das informações do IVA: isso inclui as empresas obrigadas a usá-lo, como as grandes empresas que declaram o IVA mensalmente, os grupos de IVA e as empresas inscritas no regime de devolução mensal do IVA (REDEME), além das que aderem voluntariamente. O SII já exige que os dados das notas sejam enviados à Agência Tributária.
3. O seu domicílio fiscal fica no País Basco ou em Navarra: o que conta é o domicílio fiscal (domicilio fiscal), não o endereço da loja. Uma empresa sediada em Madri com uma loja em Bilbao continua sujeita ao Verifactu. As três províncias bascas aplicam o próprio sistema, o TicketBAI; Navarra segue as regras da sua fazenda regional.
4. Você tem uma decisão individual da AEAT: mediante pedido, a Agência Tributária pode decidir que as regras não se aplicam a um setor ou a uma empresa específica.

Módulos e recargo de equivalencia

O Verifactu não isenta ninguém pelo regime tributário: o que importa é se você emite notas fiscais, e como.

• Operações sem obrigação legal de emitir nota ficam de fora: os negócios que declaram o imposto de renda (IRPF) pelo método de estimativa objetiva (estimación objetiva, conhecido como “módulos”) e pagam o IVA pelo regime simplificado ou pelo recargo de equivalencia (regime de IVA para varejistas pessoas físicas) em geral não precisam emitir nota para o consumidor comum.
• Alguns casos ainda exigem nota: por exemplo, quando o cliente é uma empresa, um autônomo ou um órgão público, ou precisa da nota para exercer um direito tributário. Assim que o caixa ou o software emite qualquer nota ou cupom, esse sistema precisa estar adaptado.
• Se você declara o imposto de renda pela estimativa direta (estimación directa), precisa emitir notas fiscais, seja qual for o seu regime de IVA. Por exemplo, uma loja que paga o IVA pelo recargo de equivalencia, mas declara o imposto de renda pela estimativa direta, fica sujeita ao Verifactu se o caixa dela imprime cupons.

Se não tiver certeza de qual caso se aplica a você, peça à sua gestoria (gestoría, o escritório que cuida da sua contabilidade) para conferir com base no seu cadastro fiscal.

Notas fiscais no Excel, no Word e à mão

• Usar o Word ou o Excel só para digitar, imprimir e guardar notas fiscais não conta como sistema de faturamento, então o Verifactu não se aplica.
• Usar uma planilha para gerar automaticamente os livros de IVA ou de imposto de renda, ou a contabilidade (com uma macro, por exemplo), transforma a planilha em sistema de faturamento, e ela precisa cumprir as regras.
• Nada de misturar: depois que você passa a usar um software de faturamento, todas as notas precisam sair dele; não dá para emitir algumas pelo software e outras à mão.

Lojas virtuais e notas emitidas pela sua gestoria

• As lojas virtuais também entram: vender pela internet ou presencialmente não faz diferença para o Verifactu.
• Notas emitidas pela gestoria: quando a sua gestoria emite as notas por você com o software dela, é o sistema dela que cria os registros (e os envia, no modo VERI*FACTU), mas a responsabilidade pelo cumprimento continua sendo sua.

O que a nota fiscal precisa ter: QR code e dados obrigatórios

Toda nota fiscal e todo cupom do caixa emitidos por um sistema de faturamento precisam trazer o QR code da Agência Tributária no topo; no modo VERI*FACTU, também precisam mostrar “VERI*FACTU” ou “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”, em letra bem visível e de tamanho parecido com o do resto da nota.

Segundo as perguntas frequentes da AEAT sobre o QR code (em inglês):

• as notas emitidas em qualquer um dos dois modos precisam trazer o QR code;
• ele deve medir entre 30 x 30 mm e 40 x 40 mm, nem menor nem maior;
• ele fica no início da nota, antes do conteúdo: no topo, em uma nota na vertical, e só na primeira página de uma nota com várias páginas.

O conteúdo do QR code é definido pelo artigo 21 da Orden HAC/1177/2024 (portaria ministerial, em espanhol): um link para o serviço de verificação da AEAT que inclui o número de identificação fiscal (NIF) do emissor, a série e o número da nota, a data de emissão e o valor total.

O sistema de faturamento gera o QR code automaticamente. Os demais dados obrigatórios vêm do regulamento espanhol de faturamento (Real Decreto 1619/2012) e são diferentes na nota fiscal completa e na simplificada:

Mais três pontos: as operações isentas precisam indicar o fundamento legal da isenção; casos especiais exigem menções específicas, como “inversión del sujeto pasivo” na inversão do sujeito passivo; e as Canárias usam o IGIC, e Ceuta e Melilla, o IPSI, no lugar do IVA. Empresas com várias lojas podem usar uma série de notas separada para cada loja.

O que acontece se você não cumprir: multas

O artigo 201 bis da Lei Geral Tributária (em espanhol) estabelece multas de valor fixo, não valores máximos, e classifica essas infrações como graves:

Uma empresa já multada como fabricante não é multada de novo como usuária. Se uma empresa desenvolve o próprio sistema de faturamento para uso próprio, ela mesma precisa assinar a declaração de conformidade.

Nota fiscal eletrônica B2B: uma regra separada com datas definidas

A nota fiscal eletrônica obrigatória entre empresas (B2B) é uma regra separada do Verifactu: vem da lei espanhola de criação e crescimento de empresas (Ley 18/2022, conhecida como “Crea y Crece”) e obriga empresas e autônomos a emitir e receber, entre si, notas fiscais em formato eletrônico estruturado. As regras detalhadas já foram publicadas e as datas estão definidas.

• Normas: Real Decreto 238/2026, de 25 de março de 2026, e Orden HAC/1028/2026, publicada no BOE em 5 de outubro de 2026 e em vigor desde 6 de outubro de 2026, o dia em que os prazos legais começaram a contar.
• Formato: uma nota fiscal eletrônica estruturada (UBL, CII, EDIFACT ou Facturae), não um PDF nem uma foto.
• Alcance: operações em que o cliente é uma empresa ou um autônomo estabelecido na Espanha; as notas fiscais simplificadas (cupons do caixa) emitidas para consumidores, em geral, ficam de fora.
• Custo: a solução pública de nota fiscal eletrônica da Agência Tributária é gratuita.

Segundo o calendário de implantação da AEAT (em inglês):

As duas regras se conectam: as notas fiscais eletrônicas obrigatórias precisam ser geradas por sistemas que cumpram os mesmos requisitos antifraude, e o Ministério da Fazenda pretende alinhar o Verifactu com a nota fiscal eletrônica das pequenas empresas em outubro de 2028. Ao escolher um sistema agora, leve as duas regras em conta.

O que fazer agora

O primeiro passo mais prático é listar todos os pontos em que você emite notas fiscais e pedir respostas por escrito ao fornecedor do software ou à sua gestoria; o adiamento previsto não muda o padrão que você precisa cumprir.

Sobre o aplicativo de faturamento gratuito da AEAT: ele funciona na sede eletrônica da Agência Tributária (sede electrónica) no modo VERI*FACTU, é voltado a autônomos e empresas que emitem poucas notas ou têm um processo de faturamento simples, e o acesso é feito com certificado digital, documento de identidade eletrônico (DNIe) ou Cl@ve Móvil. Ele tem três limitações: emite apenas notas fiscais completas, não cupons do caixa; toda nota precisa identificar um cliente; e os registros não podem ser exportados para outro software, então mudar depois significa começar do zero. Por isso, ele não serve para restaurantes e lojas.

Ao comparar softwares de faturamento ou sistemas de caixa, verifique os mesmos pontos em cada um: se a declaração de conformidade está visível no sistema, qual modo ele suporta, se os dados são exportados sem problemas para a sua gestoria, se várias lojas podem manter séries de notas separadas e se há suporte no seu idioma. O período antes do prazo é um período de testes, então você pode experimentar o modo VERI*FACTU com antecedência. Para conectar automaticamente uma loja virtual, um ERP e o software de faturamento, veja o nosso guia de ferramentas de automação de processos para pequenas empresas.

Perguntas frequentes

O Verifactu é obrigatório e quando entra em vigor?

Sim, se você emite notas fiscais com um software ou um sistema de caixa. Pela lei atual, as empresas que pagam o Imposto sobre Sociedades precisam usar um sistema adaptado antes de 1º de janeiro de 2027, e os autônomos e os demais negócios, antes de 1º de julho de 2027. Em 5 de outubro de 2026, o Ministério da Fazenda anunciou um plano para adiar esses prazos para outubro de 2028, mas, em 7 de outubro de 2026, ele não estava no BOE; a data definitiva é a que for publicada lá, e os requisitos técnicos continuam essencialmente os mesmos.

Autônomos e quem tributa por módulos precisam do Verifactu?

Os autônomos que emitem notas fiscais com um software ou um sistema de caixa precisam; quem emite tudo à mão, e as operações sem obrigação legal de nota, ficam de fora. Os negócios em módulos ou no recargo de equivalencia, em geral, não precisam emitir nota para o consumidor comum, mas, assim que o software deles emite qualquer nota ou cupom, o sistema precisa estar adaptado; quem declara o imposto de renda pela estimativa direta é obrigado a emitir notas fiscais.

Ainda posso emitir notas fiscais no Excel ou no Word?

Sim, desde que você use esses programas só para digitar, imprimir e guardar as notas: a AEAT não considera isso um sistema de faturamento. Se a planilha gera automaticamente os livros de IVA, a contabilidade ou algo parecido (com uma macro, por exemplo), ela conta como sistema de faturamento e precisa cumprir as regras. E, depois que você passa a usar um software de faturamento, não pode emitir algumas notas por ele e outras à mão.

O Verifactu é o mesmo que nota fiscal eletrônica?

Não. O Verifactu exige que o software de faturamento seja inviolável e rastreável, e as notas ainda podem ser impressas ou enviadas em PDF. A nota fiscal eletrônica obrigatória entre empresas (B2B) é uma regra separada, que exige notas eletrônicas estruturadas entre empresas a partir de 6 de outubro de 2027 para quem fatura mais de 8 milhões de euros e a partir de 6 de outubro de 2028 para as demais empresas e os autônomos.

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Importante: este artigo traz informações gerais em 7 de outubro de 2026 e não constitui assessoria tributária nem jurídica. O Ministério da Fazenda anunciou um adiamento previsto; as datas definitivas são as publicadas no BOE. Consulte a sua gestoria ou um assessor tributário sobre as suas obrigações específicas.