Verifactu Spagna: obbligo 2027 e proroga prevista al 2028

Verifactu è l’insieme di regole spagnole per i software di fatturazione e i registratori di cassa: se emette fatture con un software, il sistema deve conservare registri inalterabili e tracciabili, e ogni fattura deve riportare un QR code dell’Agenzia delle Entrate spagnola. Secondo la legge in vigore, le società devono usare un sistema conforme prima del 1° gennaio 2027, i lavoratori autonomi (autónomos) e le altre attività prima del 1° luglio 2027; il 5 ottobre 2026 il Ministero delle Finanze spagnolo (Ministerio de Hacienda) ha annunciato un piano per spostare queste date a ottobre 2028, ma al 7 ottobre 2026 la proroga non è ancora stata pubblicata nella Gazzetta ufficiale spagnola (BOE). Questa guida spiega il calendario, chi deve adeguarsi, che cosa deve riportare una fattura, le sanzioni e che cosa fare adesso.

In sintesi

Oggi la legge dice 2027: prima del 1° gennaio per le società, prima del 1° luglio per gli autonomi e le altre attività. Il Ministero delle Finanze prevede di spostare l’obbligo a ottobre 2028, ma la proroga non è ancora nel BOE e i requisiti tecnici dovrebbero restare sostanzialmente gli stessi. Se emette fatture o scontrini (fatture semplificate) con un software, il sistema deve essere conforme, e in entrambe le modalità si stampa un QR code; chi fattura interamente a mano, o si limita a scrivere e stampare le fatture in Word o Excel, resta fuori da queste regole. La fatturazione elettronica B2B obbligatoria, che è una norma distinta, ha già date certe: 6 ottobre 2027 per le imprese con un fatturato superiore a 8 milioni di euro, 6 ottobre 2028 per tutte le altre.

Quando è obbligatorio Verifactu: scadenze attuali e proroga prevista

Secondo la legge in vigore, Verifactu si applica dal 1° gennaio 2027 alle società soggette all’imposta sulle società e dal 1° luglio 2027 agli autonomi e alle altre attività; il Ministero delle Finanze ha annunciato una proroga a ottobre 2028, che però non è ancora legge.

• Date attuali: le ha fissate il Real Decreto-ley 15/2025 del 2 dicembre 2025, convalidato dal Congresso; è il secondo rinvio della scadenza originaria del 1° luglio 2025. Le domande frequenti ufficiali (in inglese) dell’Agenzia delle Entrate spagnola (Agencia Tributaria, AEAT) riportano le stesse date. Il secondo gruppo comprende anche gli enti in regime di attribuzione di redditi, come le comunioni di beni (comunidades de bienes), e i non residenti con una stabile organizzazione in Spagna.
• Proroga prevista: il 5 ottobre 2026 il Ministero delle Finanze ha pubblicato una nota informativa (in spagnolo) che annuncia il piano di rinviare a ottobre 2028 gli obblighi Verifactu ancora pendenti, per farli coincidere con la fatturazione elettronica obbligatoria per imprese e autonomi con un fatturato annuo fino a 8 milioni di euro.
• Stessi requisiti: secondo la nota, i requisiti di integrità, conservazione, accessibilità, leggibilità, tracciabilità e inalterabilità resteranno sostanzialmente equivalenti. Una modifica successiva adeguerà l’ambito di applicazione e alcuni dettagli tecnici alle regole di comunicazione del pacchetto europeo sull’IVA nell’era digitale (ViDA).
• Situazione oggi: al 7 ottobre 2026 la proroga non è stata pubblicata nel BOE, quindi le date del 2027 sono ancora quelle di legge.

Per le imprese la proroga aggiunge solo tempo per prepararsi; lo standard che il sistema deve rispettare resta lo stesso. Consideri definitiva la data che verrà pubblicata nel BOE.

Cos’è Verifactu: due modalità per i software di fatturazione

Verifactu è il nome con cui sono conosciute le regole tecniche spagnole per i software di fatturazione (sistema informático de facturación, SIF), pensate per impedire vendite cancellate, fatture modificate e contabilità parallele. Il nome ufficiale è regolamento sui sistemi di fatturazione, approvato con il Real Decreto 1007/2023 in attuazione della legge antifrode del 2021 (Ley 11/2021). Prevede:

• Un registro per ogni fattura: ogni volta che emette una fattura, anche una fattura semplificata come uno scontrino, il sistema crea automaticamente un registro di fatturazione (registro de facturación).
• Registri non modificabili: ogni registro contiene un hash (huella) calcolato con una parte del registro precedente, così i registri formano una catena e qualsiasi cancellazione o modifica viene rilevata. L’hash è un’impronta digitale, non una cifratura. Gli errori si correggono con un nuovo registro di annullamento o con una fattura rettificativa, e il registro originale resta.
• Un QR code su ogni fattura: è obbligatorio in entrambe le modalità; i dettagli sono più avanti.
• Una dichiarazione del produttore: l’azienda che produce il software deve attestarne la conformità con una dichiarazione scritta (declaración responsable), visibile all’interno del sistema e consegnata al cliente al momento dell’acquisto. È un’autodichiarazione: non servono certificazioni di terzi né registrazioni preventive.

I software di fatturazione funzionano in una di due modalità:

Il regolamento presume che i sistemi VERI*FACTU siano conformi per costruzione, e lei non deve gestire firme e registri degli eventi, quindi la gestione è più semplice. Nell’altra modalità i registri restano presso di lei, ma i requisiti di sicurezza sono più pesanti. La fattura in sé si può ancora stampare o inviare in PDF: un registro di fatturazione non è una fattura elettronica.

Chi deve adeguarsi a Verifactu e chi ne è escluso

In linea di principio devono adeguarsi tutte le società e tutti gli autonomi che operano in Spagna ed emettono fatture con un software o un registratore di cassa. Le domande frequenti dell’AEAT sull’ambito di applicazione (in inglese) indicano quattro condizioni; ne basta una per restare fuori da Verifactu:

1. Nessun software di fatturazione: tutte le fatture sono scritte a mano o fatte con un blocchetto di ricevute o una macchina da scrivere.
2. Usa il SII, il sistema di comunicazione immediata dell’IVA (Suministro Inmediato de Información): riguarda le imprese obbligate a usarlo, come le grandi imprese che presentano la dichiarazione IVA mensile, i gruppi IVA e le imprese iscritte al registro dei rimborsi IVA mensili (REDEME), oltre a quelle che vi aderiscono volontariamente. Il SII richiede già di comunicare i dati delle fatture all’Agenzia delle Entrate.
3. Il domicilio fiscale è nei Paesi Baschi o in Navarra: conta il domicilio fiscale (domicilio fiscal), non il luogo in cui si trova il negozio. Una società con sede a Madrid e un negozio a Bilbao rientra comunque in Verifactu. Le tre province basche applicano un proprio sistema, TicketBAI; la Navarra segue le regole della sua amministrazione fiscale regionale.
4. Ha ottenuto una decisione individuale dell’AEAT: su richiesta, l’Agenzia delle Entrate può stabilire che le regole non si applichino a un settore o a una specifica impresa.

Regime a moduli e recargo de equivalencia

Verifactu non esonera nessuno in base al regime fiscale: conta se emette fatture, e come.

• Le operazioni senza obbligo di fattura sono escluse: le attività che dichiarano l’imposta sul reddito con il metodo della stima oggettiva (estimación objetiva, nota come “módulos”) e versano l’IVA nel regime semplificato o nel regime del recargo de equivalencia (per i commercianti al dettaglio persone fisiche) in genere non devono fare fattura ai consumatori finali.
• In alcuni casi la fattura serve comunque: per esempio quando il cliente è un’impresa, un autonomo o un ente pubblico, oppure ha bisogno della fattura per esercitare un diritto fiscale. Appena una cassa o un software emette una qualsiasi fattura o scontrino, quel sistema deve essere conforme.
• Se dichiara l’imposta sul reddito in stima diretta (estimación directa), deve emettere fattura qualunque sia il suo regime IVA. Per esempio, un negozio che versa l’IVA nel regime del recargo de equivalencia ma dichiara il reddito in stima diretta rientra in Verifactu se la sua cassa stampa scontrini.

Se non è sicuro di quale caso la riguardi, chieda al suo commercialista (gestoría) di verificarlo in base alla sua posizione fiscale.

Fatture in Excel, Word o a mano

• Usare Word o Excel solo per scrivere, stampare e archiviare le fatture non conta come sistema di fatturazione, quindi Verifactu non si applica.
• Usare un foglio di calcolo per generare automaticamente i registri IVA o dell’imposta sul reddito o la contabilità (per esempio con una macro) lo trasforma in un sistema di fatturazione, che deve essere conforme.
• Niente sistemi misti: se usa un software di fatturazione, tutte le fatture devono uscire da lì; non può emetterne alcune con il software e altre a mano.

Negozi online e fatture emesse dal commercialista

• Anche i negozi online sono inclusi: per Verifactu non fa differenza vendere online o di persona.
• Fatture emesse dal commercialista: quando la gestoría emette le fatture per suo conto con il proprio software, è il sistema della gestoría a creare i registri (e a inviarli in modalità VERI*FACTU), ma la responsabilità della conformità resta sua.

Cosa deve riportare una fattura in Spagna: QR code e dati obbligatori

Ogni fattura e ogni scontrino emessi con un sistema di fatturazione devono riportare in alto il QR code dell’Agenzia delle Entrate; in modalità VERI*FACTU devono anche indicare “VERI*FACTU” o “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”, con un carattere ben visibile e di dimensioni simili al resto della fattura.

Secondo le domande frequenti dell’AEAT sul QR code (in inglese):

• le fatture emesse in entrambe le modalità devono riportare il QR code;
• deve misurare tra 30 x 30 mm e 40 x 40 mm, né meno né più;
• va all’inizio della fattura, prima del contenuto: in alto su una fattura in verticale, e solo sulla prima pagina se la fattura ha più pagine.

Il contenuto del QR code è stabilito dall’articolo 21 dell’Orden HAC/1177/2024 (decreto ministeriale, in spagnolo): un link al servizio di verifica dell’AEAT che include il codice fiscale dell’emittente, la serie e il numero della fattura, la data di emissione e l’importo totale.

Il QR code lo genera automaticamente il sistema di fatturazione. Gli altri dati obbligatori derivano dal regolamento spagnolo sulla fatturazione (Real Decreto 1619/2012) e cambiano tra fattura completa e fattura semplificata:

Altri tre punti: le operazioni esenti devono indicare il riferimento normativo dell’esenzione; i casi particolari richiedono diciture specifiche, come “inversión del sujeto pasivo” per l’inversione contabile (reverse charge); alle Canarie si applica l’IGIC e a Ceuta e Melilla l’IPSI al posto dell’IVA. Le imprese con più negozi possono usare una serie di fatturazione distinta per ciascun negozio.

Cosa succede se non ci si adegua: le sanzioni

L’articolo 201 bis della Legge generale tributaria (Ley General Tributaria, in spagnolo) prevede sanzioni fisse, non massime, e qualifica queste infrazioni come gravi:

Un’impresa già sanzionata come produttore non viene sanzionata di nuovo come utente. Se una società sviluppa un proprio sistema di fatturazione per uso interno, deve firmare essa stessa la dichiarazione di conformità.

Fatturazione elettronica obbligatoria in Spagna: una norma diversa con date certe

La fatturazione elettronica B2B obbligatoria è una norma distinta da Verifactu: deriva dalla legge spagnola sulla creazione e la crescita delle imprese (Ley 18/2022, nota come “Crea y Crece”) e obbliga imprese e autonomi a emettere e ricevere tra loro le fatture in un formato elettronico strutturato. Le regole di dettaglio sono state pubblicate e le date sono certe.

• Norme: il Real Decreto 238/2026 del 25 marzo 2026 e l’Orden HAC/1028/2026, pubblicata nel BOE il 5 ottobre 2026 e in vigore dal 6 ottobre 2026, giorno da cui decorrono i termini di legge.
• Formato: una fattura elettronica strutturata (UBL, CII, EDIFACT o Facturae), non un PDF né una foto.
• Ambito: le operazioni in cui il cliente è un’impresa o un autonomo stabilito in Spagna; le fatture semplificate (scontrini) emesse ai consumatori in genere sono escluse.
• Costo: la soluzione pubblica di fatturazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate è gratuita.

Secondo il calendario di attuazione (in inglese) dell’AEAT:

Le due norme sono collegate: le fatture elettroniche obbligatorie devono essere prodotte da sistemi che rispettano gli stessi requisiti antimanomissione, e il Ministero delle Finanze prevede di allineare Verifactu alla fatturazione elettronica delle piccole imprese a ottobre 2028. Quando sceglie un sistema adesso, tenga conto di entrambe.

Cosa fare adesso

Il primo passo più concreto è elencare tutti i punti in cui emette fatture e ottenere risposte scritte dal fornitore del software o dal commercialista; la proroga prevista non cambia lo standard da rispettare.

Sull’applicazione di fatturazione gratuita dell’AEAT: funziona nella sede elettronica dell’Agenzia delle Entrate (sede electrónica) in modalità VERI*FACTU, è pensata per autonomi e imprese che emettono poche fatture o hanno un processo di fatturazione semplice, e vi si accede con un certificato digitale, la carta d’identità elettronica spagnola (DNIe) o Cl@ve Móvil. Ha tre limiti: emette solo fatture complete, non scontrini; ogni fattura deve indicare un cliente; e i suoi registri non si possono esportare verso altri software, quindi cambiare in seguito significa ricominciare da capo. Per questo non è adatta a ristoranti e negozi.

Quando confronta software di fatturazione o di cassa, verifichi gli stessi punti per ciascuno: se la dichiarazione di conformità è visibile nel sistema, quale modalità supporta, se i dati si esportano senza problemi per il commercialista, se più negozi possono avere serie di fatturazione separate e se l’assistenza è disponibile nella sua lingua. Il periodo che precede la scadenza è un periodo di prova, quindi può sperimentare in anticipo la modalità VERI*FACTU. Per collegare automaticamente negozio online, ERP e software di fatturazione, legga la nostra guida agli strumenti di automazione dei processi per le PMI.

Domande frequenti

Verifactu è obbligatorio e da quando?

Sì, se emette fatture con un software o un registratore di cassa. La legge in vigore impone alle società soggette all’imposta sulle società di usare un sistema conforme prima del 1° gennaio 2027, e agli autonomi e alle altre attività prima del 1° luglio 2027. Il 5 ottobre 2026 il Ministero delle Finanze ha annunciato un piano per spostare l’obbligo a ottobre 2028, ma al 7 ottobre 2026 la proroga non è nel BOE; la data definitiva è quella che vi sarà pubblicata, e i requisiti tecnici restano sostanzialmente gli stessi.

Verifactu è obbligatorio per gli autonomi e per chi è in regime a moduli?

Gli autonomi che emettono fatture con un software o una cassa devono adeguarsi; chi fattura interamente a mano, e le operazioni senza obbligo di fattura, restano fuori. Chi è in regime a moduli o di recargo de equivalencia in genere non deve fare fattura ai consumatori finali, ma appena il suo software emette una qualsiasi fattura o scontrino, il sistema deve essere conforme; chi dichiara il reddito in stima diretta deve emettere fattura.

Si possono ancora fare le fatture in Excel o Word?

Sì, purché li usi solo per scrivere, stampare e archiviare le fatture: l’AEAT non lo considera un sistema di fatturazione. Se il foglio di calcolo genera automaticamente registri IVA, contabilità o simili (per esempio con una macro), conta come sistema di fatturazione e deve essere conforme. E se usa un software di fatturazione, non può emettere alcune fatture con il software e altre a mano.

Verifactu è la stessa cosa della fatturazione elettronica?

No. Verifactu impone che i software di fatturazione siano inalterabili e tracciabili, e le fatture si possono ancora stampare o inviare in PDF. La fatturazione elettronica B2B obbligatoria è una norma distinta che richiede fatture elettroniche strutturate tra imprese, dal 6 ottobre 2027 per le imprese con un fatturato superiore a 8 milioni di euro e dal 6 ottobre 2028 per le altre imprese e gli autonomi.

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Importante: questo articolo è un’informazione di carattere generale aggiornata al 7 ottobre 2026 e non costituisce consulenza fiscale o legale. Il Ministero delle Finanze spagnolo ha annunciato una proroga, ma le date definitive sono quelle pubblicate nel BOE. Per i suoi obblighi specifici si rivolga alla sua gestoría o a un consulente fiscale.